A belső kommunikációs alkalmazás előnyei
A belső kommunikációs mobilalkalmazások szerkezete nagyon hasonlít a magánéletünkből már jól ismert közösségi platformokhoz. Olyan szoftver, amely támogatja a kommunikációt, a tudásmegosztást, a felmérések létrehozását és az audiovizuális tartalmak közzétételét. Milyen érvek szólnak a belső kommunikációs alkalmazások mellett és ellen?
PRO érvek a belső kommunikációs alkalmazáshoz:
- Számos funkciót tartalmaznak a kommunikáción túl: dokumentumok megosztása, események, felmérések szervezése stb. Rengeteg lehetőségük van az alkalmazottak elégedettségének és elkötelezettségének növelésére.
- Használhatók olyan kékgalléros vagy távmunkások elérésére is, akiknek nincs e-mail címük.
- Mivel általában webes alkalmazásként működnek, az alkalmazottak saját eszközeiken használhatják telepítés nélkül, egyszerűen a telefon vagy a számítógép böngészőjéből megnyitva. Az alkalmazásnak azonban van egy ikonja is a főképernyőn.
- Ezek általában felhőalapú megoldásokként érhetők el, de a vállalat dönthet úgy, hogy a rendszert saját szerverére telepíti az informatikai biztonság teljes körű biztosításával.
- Ez egy multiplatform, amely bármilyen okostelefonon fut, és számítógépeken, táblagépeken és érintőképernyős kioszkokon is használható.
- Megjelenésük és funkcióik teljesen testreszabhatók (ikon, név, színek, tartomány).
- Teljesen zárt rendszerben működnek, így teljes mértékben megfelelnek az adatvédelmi kritériumoknak.
- A kommunikáció nyomon követhető. Részletes statisztikák állnak rendelkezésre az olvasás, az elérés és a reakciók mentén.
- Az információkat különböző kategóriákba rendezheti, így a korábbi tartalmak könnyen visszakereshetők és visszaolvashatók.
- Nincs szükségük e-mail címre, telefonszámra vagy fiókra – egyedi azonosító jön létre.
- Az információ bárhonnan és bármikor elérhető, mivel nem szükséges belső hálózathoz csatlakozni.
- A kommunikáció szegmentálható. Tartalmat küldhetünk minden alkalmazottunknak vagy csak bizonyos csoportoknak.
- Integrálja a vállalat más HRM, adminisztrációs és kommunikációs platformjaival.
- Támogatják mind a belső, mind a külső munkáltatói márkaépítési folyamatot: növelik az elkötelezettséget és az elégedettséget, piaci előnyt biztosítanak az új munkaerőért a versenytársakkal szembeni küzdelemben.
- Mivel struktúrájuk a már jól ismert közösségi média platformokra támaszkodik, könnyű megtanulni, hogyan kell használni őket, még az idősebb kollégáknak sem lenne gondjuk vele.
- A közösségi funkció segít a munkahelyi közösségek megerősítésében. Egy zárt csoporton belül a tagok szabadon kommunikálhatnak egymással egy adott témában, legyen szó hobbiról, érdeklődési körről vagy sportról.
- A bevezetési és képzési funkciók felhasználhatók a bevezető, ismétlődő, folyamatos vagy ad hoc képzés támogatására vagy helyettesítésére, amely fizikai kapcsolatot igényel. Egy egyszerű folyamat létrehozásával továbbadhatjuk az információkat (szövegben, képben, videóban, ppt-ben stb.), és tesztekkel, kérdőívekkel mérhetjük a tudásmenedzsment hatékonyságát.
Contra érvek a belső kommunikációs alkalmazás ellen:
- Használatukhoz mobiltelefonokra, laptopokra vagy bármilyen más technológiai eszközre van szükség
- A felhasználók nem kapnak előre programozott válaszokat kérdéseikre, de szabadon kereshetnek egy jól felépített felületen.
Chatbot mint belső kommunikációs alkalmazás
A chatbotok olyan szoftverek, amelyek nagyon hasonlóan tudnak beszélni és kommunikálni, mint az emberek, valódi személy beavatkozása nélkül. Számos vállalati chatbot található mind a nemzetközi, mind a magyar piacon. Lássuk, milyen érvek szólnak a chatbotok mellett és ellen.
PRO / érvek a chatbotok mint kommunikációs alkalmazás mellett:
- A chatbotok az emberekkel ellentétben 24/7 elérhetők. Az alkalmazottak bármikor választ kaphatnak kérdéseikre, munkaidőtől függetlenül.
- Válaszolnak az ismétlődő kérdésekre, így enyhítve a HR és a menedzsment terheit. Az előre meghatározott üzeneteket a rendszer automatikusan elküldi.
- Számos formában használhatók: toborzás során, a jelöltélmény javítása érdekében, a jelenlegi személyzettel való kapcsolattartás érdekében.
- Nyomon követhető: Láthatja az üzenet megnyitási arányát.
- Képesek szegmentált kommunikációra. Üzeneteket küldhet az összes alkalmazottnak, vagy csak bizonyos csoportoknak rajtuk keresztül.
- Mivel már telepítve vannak egy meglévő csevegőfelületen, használatuk könnyen megtanulható, még a kékgalléros munkavállalók számára is.
CONTRA / érvek a chatbot mint kommunikációs alkalmazás ellen:
- Ezek már beültethetők a vállalatnál használt meglévő csevegőprogramba (pl. Viber, Messenger, Teams...).
- Ezért használatukhoz profil/telefonszám/e-mail cím szükséges.
- Használatukhoz okostelefon szükséges.
- Az indítás előtt sok időt kell szánnia a leggyakoribb témák kidolgozására, amelyek mentén a chatbot válaszol.
- Mivel be vannak ágyazva egy csevegőprogramba, szűkebb funkciókat látnak el, mint a mobilalkalmazások, így sérülhetnek az adatvédelem és az informatikai biztonság feltételei.
- A csevegőprogram korlátai miatt kevésbé valószínű, hogy testreszabják a vállalati képet.
