A kollégák folyamatos informálása a vállalati hírekről a munkavállalói elköteleződés javításának 0. lépése. Ma már egy vállalat életében alapvető, hogy heti vagy havi szinten tájékoztatja munkavállalóit hírlevél formájában az őket és a céget érintő tudnivalókról. Fontos azonban, hogy ezt olyan módon tegyük, amivel valóban elérhetővé válnak a kollégák, és ne csak a levelezőprogram szemetesének íródjanak az anyagaink. Alábbi cikkünkbe összeszedtünk számodra pár jó gyakorlatot, amelyekkel valóban hatékony eszközzé varázsolhatod a belső vállalati hírlevél műfaját.
A belső kommunikáció feladatkörére - különösen azoknál a cégeknél, ahol a tevékenység dedikált szakember híján a marketing vagy a HR asztalán landol - gyakran csak plusz egy megoldandó teherként tekintenek, amelybe aztán nem is fektetnek elég kreativitást.
Egy hétköznapi irodai dolgozó naponta átlagosan 121 emailt kap, és még ha ez a szám túlzásnak is tűnik egyes iparágakban, tény és való, hogy a belsős hírleveleknek kemény mezőnyben kell küzdeniük a megnyitásért. Biztosan te magad is találkoztál már olyan vállalati hírlevéllel, amelyben a végtelenül hosszúra nyúlt szöveg ásításra inspiráló, semmitmondó címekkel párosult, így nagyjából a harmadik alkalommal már automatikusan, megnyitás nélkül törölted is. Nem vagy vele egyedül: jellemzően a vállalati hírlevelek 34%-a olvasatlanul marad.
Pedig egy jól megkomponált belső hírlevél nagyszerűen képes építeni a vállalati kultúrát és a közösséget. Érdemes ugyanolyan szemlélettel megközelíteni, mint a külső marketinges hírleveleket, amelyeket a szakemberek tudatosan, stratégikus szemléletmóddal, jól bevált keretrendszereket követve állítanak össze. Az alábbiakban összeszedtük azokat a szempontokat, amelyek mentén te is tartalmasabb, hasznosabb és hatékonyabb hírleveleket készíthetsz.
A megfelelő cím kiválasztásával már félúton jársz a siker felé. A tárgymező a legelső és tulajdonképpen az egyetlen lehetőséged arra, hogy felkeltsd a címzett figyelmét, ezért fontos, hogy a címmel mindig a levél megnyitására ösztönözzük a munkavállalóinkat. Ezt a legkönnyebben úgy tudjuk elérni, ha megfogalmazzuk számukra, hogy mit nyerhetnek a kattintással. Például:
Hangsúlyozd tehát, hogy milyen befolyással lesz rá, ha elolvassa az adott összefoglalót. A figyelem minél hatékonyabb megragadásához – már csak a levelezők sajátosságai miatt is – érdemes kb. 45-50 karakterben maximalizálni a címsort.
Amikor a munkavállalói elkötelezettséget vizsgálják, a személyes interjúk során a szakemberek megfigyelik, hogy az alanyok melyik megfogalmazást használják, amikor a cégről nyilatkoznak: “vállalatunknál így oldjuk meg a felmerülő kihívásokat” vagy a “a vállalatnál így oldják meg a felmerülő kihívásokat”. Könnyen ki lehet találni, hogy az első változat egy elkötelezettebb, míg a második egy kevésbé elkötelezett munkavállaló szavai.
Fontos, hogy a hírlevél írása során is vonjuk be az olvasót a megfogalmazásba, érezze, hogy igazán neki szól a tartalom. Legyen a hangnem közvetlen és hétköznapi, hiszen kollégáink egymást közt sem szépirodalmi frázisokat használnak.
Vállalati eredményeinket is érdemes emészthető, mindenki számára érthető formában megfogalmazni, eltávolodva a vállalati prezentációk hangnemétől.
A vállalati kihívások, változások és stratégiai célok fontosak, de ugyanennyire fontos, hogy munkavállalóinkra mint emberekre tekintsünk, akiknek van életük a munkán kívül is. Épp ezért nemcsak a munkavégzéssel kapcsolatos információkat, de egymás megismerését segítő, közösségépítő tartalmakat vagy a mindennapokat megkönnyítő információkat is érdemes megosztani a hírlevélben. Ilyen lehet például a jubiláló vagy újonnan belépő kollégák bemutatása, de akár hétvégi program ötletek is ajánlhatunk számukra.
"Sokkal jobban szeretem azt, amit én csináltam."
Létezik egy kognitív jelenség, az úgynevezett IKEA-effektus: ennek hatására az emberek aránytalanul magasra értékelnek pl. egy olyan terméket, aminek az elkészítésében tevékenyen részt vettek. Kérjük meg kollégáinkat, hogy maguk is küldjenek tartalmat a hírlevélbe! Ilyen lehet egy heti fotó kihívás legjobb pályázatainak bemutatása vagy egy-egy “soft” tartalom biztosítása, megírása.
Ritkább az olyan olvasó, aki az első szótól az utolsóig elolvas egy-egy hírlevelet; a többség inkább előbb átfutja a tartalmat, és csak a számára legérdekesebb részeknél áll meg. A megfelelő kép kiválasztása és/vagy megszerkesztése ezért pont ugyanolyan fontos, mint a jól megfogalmazott szöveg, hiszen ezen fog megakadni elsőként az olvasó tekintete, ezzel tudjuk felkelteni az érdeklődését a tartalom tényleges elolvasására.
Fontos, hogy az illusztráció tükrözze vagy kiegészítse a tartalmat, bizonyos esetekben pedig a kép maga is tartalommá válhat: a bonyolultabb, részletesebb információkat például célszerűbb infografika formájában átadni. Akik pedig igazán élen járnak a belső kommunikációban, tudják, hogy a videók, animációk jelenleg a legtöbb kommunikációs felületen messze megelőzik a statikus tartalmakat népszerűségben.
💡 Tipp: Jelentse be a legfontosabb híreket maga a CEO havonta egyszer egy rövid, hírlevélbe ágyazott videóban! Ha pedig ilyesmire nincs mód, még egy-egy jól eltalált GIF is sokat dobhat a vizualitáson.
Kérjünk folyamatos visszajelzést a tartalmakról: mi az, amit szeretnek a kollégák, és miről olvasnának még szívesen. Nagyon fontos, hogy cserébe ezeket a visszajelzéseket mi is lereagáljuk! A befolyásolás érzése és a véleménynyilvánítás mindig pozitív hatással van a munkavállalók elköteleződésére, ahogy az is, ha bízhatnak abban, hogy tényleg meghallgatjuk őket.
Fontos, hogy mindig ugyanakkor és előre meghatározott időközönként küldjünk munkavállalóinknak hírlevelet, hiszen ha tudják, mikor számíthatnak rá, az olvasását is rutinná tehetjük. A visszajelzések alapján legnépszerűbb témákat érdemes rendszeresen visszatérő rovatokká alakítani, hogy biztosan legyen olyan tartalom a levélben, amire a többség örömmel kattint – még olyankor is, amikor ez a tárgymezőben nem jelenik meg.
Ha megfogadod fenti tanácsainkat, biztos lehetsz benne, hogy belsős hírleveleid megnyitási aránya rohamosan javulni fog. Sok sikert, rengeteg kattintást és elkötelezett munkaerőt kívánunk!
