Nagyon rövid idő kellett ahhoz, hogy a digitális kommunikációnk egyszerű szöveges formátumát nonverbális elemekkel egészítsük ki. Az „ÁTKÜLDENÉD A FÁJLT???” vagy „Átküldenéd a fájlt? 😊🙏” különbségét ma már senkinek nem kell elmagyarázni. Ahogy az órák, napok óta megválaszolatlanul hagyott üzenetekből is hajlamosak vagyunk következtetni a nem éppen kedvező vagy udvarias válaszra.
Igényünk volt arra, hogy a digitális kommunikációnkban is megjeleníthessük az élő, személyes beszélgetéseket kísérő gesztusokat, a mimikát, a hangszínnel, ritmussal, nevetéssel és sok más egyébbel színesíthető stílust és érzelmi többletet.
Ennek a digitális testbeszédnek (digital body language) nemcsak a mindennapi kapcsolatainkban, hanem már a munkahelyen is nagy szerepe van – főleg, ha a belső kommunikáció digitális platformon zajlik.
A digitális nonverbális elemek a csapatdinamika, az együttműködés, sőt a közösségformálás fontos eszközei lettek. A szövegeket színesítő emojik, az írásjelek szabálytól eltérő használata, az emojireakciók, a válaszidő, a „látta, de nem válaszolt” típusú szituációk mind üzenetet hordoznak. A remote vagy hibrid munkavégzésben dolgozó csapatok esetében, ha lehet, még nagyobb a jelentőségük: hatással lehetnek arra, hogyan értelmezi a címzett az üzenetet.
Ma már minden digitális úton érkező üzenet azonnal elér minket, legyen az e-mail, chat vagy bármi egyéb. A kérdés mindig csak az, mennyi időnk van éppen foglalkozni az adott dologgal. Az egyértelmű, hogy úgy lehetünk a legudvariasabbak a másikkal, ha igyekszünk időben válaszolni egy üzenetre (akár csak azt, hogy később írok, még ma este visszajelzek, vagy elnézést, de most nagyon elfoglalt vagyok, a napokban jelentkezem stb.).
Ha tudjuk, hogy olvasták az üzenetünket, de nem válaszolnak, könnyen feltételezésekbe bocsátkozunk – érdemes megelőzni, hogy ilyen jellegű kommunikációs félreértések károsítsák a munkahelyi kapcsolatokat, az összetartozás, bevonódás érzését és az elköteleződést.
Természetes, hogy a vállalat külső kommunikációjában (pl. céges Facebook-oldal) minden posztnak, képnek és emojinak passzolnia kell az arculathoz, brandhez. A belső kommunikációban megjelenő digitális hangnem – beleértve a nonverbális elemek használatát – ugyanilyen fontos lenyomata a vállalati kultúrának, és általában a közösségről, a vezetőségről is sokat megmutat. Sőt, egyenként mindannyiunk személyes stílusa átjön abból, hogyan használjuk ezeket az eszközöket a közös munkahelyi digitális térben.
Az emojik hangulatot, érzelmi töltetet adnak az üzenetnek, de informális eszközök, közvetlenebb stílusú kommunikációban van csak helyük. Nyilván senki nem tesz pl. egy hivatalos levélbe emojikat, míg egy chatben csak úgy záporozhatnak a különböző kis figurák egymás után. Ami működik egy csoportchatben, annak nem feltétlenül van helye egy formálisabb közlésben.
A munkahelyi kommunikációban talán azt a legfontosabb tisztázni, hogy egy emoji nem lehet válasz egy kérdésre, nem helyettesíti a visszajelzést. Ugyanide tartoznak az emojireakciók: ezek gyors vélemények, reagálások egy megszólalásra, de nem használhatók komplex válasz helyett.
A kontextus nem csak abban a tekintetben meghatározó, hogy van-e ott helye egyáltalán az emojiknak. Ezeknek a jeleknek vagy kombinációjuknak a jelentése nagyon sokféle lehet attól függően, milyen témáknál használjuk őket. Ha rosszul választjuk meg az üzenethez az emojikat, nemcsak félreérthető, de akár sértő is lehet a végeredmény.
Ilyen esetben sem kell azonnal rossz szándékot feltételezni persze. Előfordul, hogy pl. az idősebb generáció nincs tisztában egy-egy ilyen másodlagos, esetleg bántó vagy megmosolyogtató jelentéssel. (Legendás történet, hogy egy hölgy részvétet nyilvánított egy barátnőjének sms-ben, aminek a végére odaírta, hogy LOL – azt gondolva, a rövidítés jelentése lots of love...) Amikor a belső kommunikációba csúszik be ilyen típusú félreértés, minél előbb érdemes tisztázni, és empatikusan jelezni az érintetteknek a probléma okát.
Esetenként hasznos lehet kisebb képzéseket, akár játékos teszteket bevetni, hogy támogassuk a munkavállalókat abban, hogy magabiztosan és érthetően használják ezeket az eszközöket.
A munkahelyi közösségi kommunikációs standardek megváltoztak, és a vezetői példamutatás elképesztően felértékelődött a hibrid munkavégzés elterjedésével. A digitális kapcsolódás gyakorisága óriási arányban előzheti meg a személyes találkozók számát. A vezetőknek pedig élen kell járniuk abban, hogy a digitális belső kommunikációban is az empatikus, kedves és tiszteletteljes stílus domináljon.
Az időtényező itt is alapvetés: ha van olyan vállalás, hogy 24 órán belül válaszolunk a kérdésekre, 3 órán belül visszajelzünk a szabadságigényekre stb., ezeket a határidőket mindenképpen tartsák be.
A tudatos, nem túlzó emojihasználat és emojireakció teljesen elfogadható ma már a vezetőktől is. Egy eredményhez gratulálni, kiemelni egy kolléga érdemeit, vagy akár ünnepnapokon, évfordulókon gratulálni a digitális térben is lehet – ahol változatos formátumokkal sokkal barátságosabbá és színesebbé tehető az üzenet.
A lényeg, hogy tartsuk szem előtt azt, hogy a vezető a digitális térben, a belső kommunikációs platformon is sokat tehet azért, hogy formálja, erősítse a szervezeti kultúrát, és összetartsa a csapatot.
A Blue Colibri belső tudástár/szótár modulja tökéletes eszköz lehet arra, hogy a vállalatok saját munkahelyi közösségük számára kidolgozzanak egy digitális kommunikációs etikettet (pl. emojik jelentése, válaszidő-elvárások, mikor, mit használjunk stb.), vagy tippeket, példákat gyűjtsenek össze egy könnyen elérhető, élő dokumentumban, amely tréninganyagként is hasznosítható az új belépők vagy a vezetők számára.
