Ha épp digitális transzformáció előtt áll a cégetek, és jól jön pár szakmai tipp arról, hogyan kezdjetek bele az onboarding átalakításába és mi várható az új rendszer bevezetés után, cikkünkben sok hasznos információt találtok. Gyakorlati példákon át, első kézből osztja meg veletek tapasztalatait, tippjeit néhány partnerünk: a Güntner-Tata Kft.-től Blaskovics Lídia, kommunikációs specialista, a Trenkwalder Cégcsoporttól Sápi Andrea, képzés és fejlesztési specialista és a RUAG Ammotec Magyarországi Zrt.-től Heiling-Koltai Beáta, képzési és kommunikációs szakértő. Ők miért vágtak bele? Mi mindenre érdemes odafigyelni? Milyen hatással volt a digitális onboarding bevezetése a vállalatra? És persze: mit szólnak hozzá a munkavállalók?
1. Szánd rá az időt, és sokszorosan megtérül!
A digitális onboarding egyik nagy előnye, hogy valójában csak egyszer kell létrehozni a folyamatot a céges alkalmazásban, utána automatizálható. Nem kell hosszadalmas oktatásokra időt fordítani, az elérhető anyagokat saját időbeosztásban – de visszaellenőrizhetően – dolgozhatja fel az új belépő.
Mindez a gyakorlatban
- A Güntner-Tata Kft.-nél az onboarding korábban személyes bemutatókon keresztül zajlott. A területi ismertető anyagokat az ott dolgozó kollégák prezentálták, akik így minden hétfőn 30-60 percre estek ki munkájukból. A digitális onboardinggal a korábban 2 napos beléptetési folyamat 1 napossá vált, és összesen heti 7 óra szabadult fel azon munkatársaik idejéből, akik korábban személyesen prezentálták területük fontos tudnivalóit az új belépőknek.
- A Trenkwalder Cégcsoport új belépői már videós tartalmakon keresztül sajátíthatják el az adatbázisok használatát, így a betanító kollégáknak sokkal kevesebb időt kell tölteniük az adatbázisok használatának bemutatásával, helyette a projektekkel kapcsolatos tudásátadásra fókuszálhatnak. Ennek köszönhetően néhány személyes orientációt is össze tudtak vonni, át tudtak alakítani.
Tipp: A digitális onboarding előkészületeibe sok munkát kell beletenni, hogy a digitalizált anyagok elkészüljenek, viszont érdemes, mert az indulás után időt takarít meg a vállalat. (Güntner-Tata Kft.)
2. Fókuszálj a tartalomra, és „megtörténik a csoda”!
Az új kollégának munkaköri feladatai mellett egy sor egyéb dologgal is meg kell ismerkednie. Maga a céges felület is újdonság lesz, meg kell ismernie a vállalatot, a csapatot, részt kell vennie például tűz- és munkavédelmi oktatáson, tréningeken stb. A sikeres digitális onboardinghoz jól összeállított tartalomra és célszerűen ellenőrző tesztek előzetes összeállítására van szükség.
Mindez a gyakorlatban
- A Trenwalder teljes onboarding folyamata innováción esett át. Átdolgoztak meglévő szakmai anyagokat, amelyek így új brandingelt külsőt kaptak. Az új anyagok elkészítése elősegítette a szervezeten belüli közös gondolkodást és tudásmegosztást is, hiszen több szakmai területen egy egységes digitális onboarding tananyagot tudtak létrehozni.
- A RUAG Ammotec Magyarországi Zrt. összes területe részt vett az onboarding tartalmi elemeinek összeállításában. Minden elem, még azok is, melyeknél elengedhetetlen a személyes jelenlét (gyárlátogatás, ballisztikai állomás meglátogatása), digitalizált tananyagot kapott, amit akár kék, akár fehér galléros új dolgozók is meg tudnak otthon is nézni. Minden belépő számára egységes képet és tudásszintet adunk így, hogy ne csak „falazzanak”, hanem tudják, hogy „templomot építenek”.
Tipp:Már a bevezetés előtt vizsgáljuk meg, várhatóan mely tartalmak, folyamatok, rendszerek fognak változni a közeljövőben, és elsősorban azokon a területeken érdemes elkezdeni a digitalizációt, ahol nem várhatóak ilyen változások. Érdemes előre meghatározni a teljes tematikát is, ehhez HR-oldalról ajánlott egy munkakörfelmérést végezni a projekt kezdete előtt, így már az induláskor kapunk egy teljes képet arról, milyen feladatcsoportokra érdemes fókuszálni a tananyag kialakítása során. Egy ilyen digitális tananyag rendszerének kialakítása során a legnagyobb segítség egy projektterv és időütemterv összeállítása. Érdemes meghatározni, hogy milyen formában kívánjuk bemutatni a folyamatokat (videó, prezentáció…), előre átgondolni, mely tartalmakat szeretnénk digitalizálni, és melyek azok a pontok, ahol fontos személyes orientációkkal is kiegészíteni a digitális tartalmakat. (Trenkwalder Cégcsoport)
3. Egy app + egy eszköz + egy elérés, és hopp, beindul a folyamat!
Az új kollégák beléptetése a digitális onboarding révén automatikussá tehető, mindössze egy okostelefon, tablet vagy számítógép kell hozzá, és bármikor, saját ritmus szerint elvégezhetik és visszanézhetik az anyagokat. Akár egy üzemben, irodaházban kioszkokon, laptopokról, akár saját eszközeikről tekintik meg új belépőid az anyagokat, semmiről nem maradnak le.
Mindez a gyakorlatban
- A Güntner-Tata Kft.-nél kezdetben tartottak tőle, hogy kevesen akarják majd saját készülékükön keresztül elvégezni a leckéket, viszont pozitívan csalódtak. Az új belépők szívesen töltötték le az appot, és kezdtek bele az onboarding folyamatba.
- A Trenkwalder Cégcsoport új kollégái már az első néhány napban hozzáférést kapnak a digitális e-learning rendszerhez, ahol elsajátíthatják a szervezeti felépítésre vonatkozó alapinformációkat. Átfogó képet kaphatnak a munkaköri feladataikról, az adatbázisok használatáról, és külön onboarding csoportokat hoztak létre azzal a céllal, hogy szabályozni tudják, ki érheti el az aktuális tananyagot. Elkezdték használni az e-learning anyagokhoz kapcsolódó adminisztrátori funkciót, így a vezetők is nyomon tudják követni, hol tart az új belépő az e-learning anyagban.
- A RUAG Ammotec Magyarországi Zrt.-nél a belépés napján, a szükséges papírok aláírása után, a legelső onboarding előadás a vállalati kommunikációról szól, ahol azonnal minden dolgozó telepíti saját telefonjára az applikációt, és máris megindul a digitalizált onboarding felület használata és Elismerés Program használata, valamint a legfontosabb aktuális hírek megismerése. Ezt követően már aktív felhasználókká válnak.
Tipp:Ha videós tartalmakat is használtok a digitális onboardingban, érdemes a vállalatnak tabletekkel, fejhallgatókkal segítenie a folyamatot. A táblagépeken nagyobb felbontásban láthatják a kollégák a videókat, prezentációkat. (Güntner-Tata Kft.)
4. Ellenőrizd a megszerzett tudást!
Fontos tudni, hogy az új belépő hol tart a folyamatban, a tanulásban, de azért ne feledkezzünk meg a megszerzett tudás ellenőrzéséről sem. Neki is hasznos visszajelzés, ha tesztek segítségével meggyőződik arról, hogy jól ért és tud minden szükséges információt, és persze a cég is nyugodt lehet afelől, hogy személyes oktatás nélkül is hatékony volt a betanítás.
Mindez a gyakorlatban
- A RUAG Ammotec Magyarországi Zrt. termelésbe kerülő kollégáinak az onboarding végén meg kell felelniük egy online alapvizsgán. Ekkor derül ki, hogy az eltelt pár nap alatt tudatosult-e bennük, hogy milyen gyárba érkeznek, milyen munkába kezdenek bele, és milyen elengedhetetlen szabályokat kell betartaniuk a saját, és a gyár védelme érdekében.
- A Trenkwalder Cégcsoportnál a videós funkció használata lehetővé tette, hogy az új kollégák a személyes orientációkra az anyagok feldolgozását követően, már előzetes ismeretekkel és kérdésekkel érkezzenek. Ez nagyban növelte a betanulási folyamat hatékonyságát.
Tippek:
- Minden esetben mérjük vissza az onboarding hatását, és a betanítási időszak vége felé ismételten érdemes visszajelzést kérni, hogy az átadott információk a vállalatról valójában mennyiben valósulnak meg a gyár mindennapi életében. (RUAG Ammotec Magyarországi Zrt.)
- Hogy az elsajátított tudás visszamérhető legyen, érdemes előre meghatározni, mely anyagokhoz készüljenek tesztek, és milyen küszöbszint tartozzon a lecke sikeres elvégzéséhez. (Trenkwalder Cégcsoport)
5. Gondolj az egyénre, gondolj a csapatra!
A digitális onboarding nem arról szól, hogy teljesen lemondunk a személyességről, sőt! Ez egy olyan csatorna, ami az új belépők számára komfortosabbá teheti a beilleszkedést, lehetőséget nyújt az alapos tájékozódásra, gyakorolhatnak, ismételhetnek, és a saját tempójukban ismerkedhetnek meg a céggel.
Mindez a gyakorlatban
- A digitális onboardingnak köszönhetően a RUAG Ammotec Magyarországi Zrt.-nél a dolgozói visszajelzések alapján a csapatba integrálódás könnyebbé vált, erősödött egymás megbecsülése, és csökkentek a területek közötti feszültségek. A próbaidő végi visszajelzés szerint a legtöbb területen hasznosnak érezték az onboardingon szerezett ismereteket.
- A Güntner-Tata Kft. munkatársaitól is pozitív visszajelzések érkeztek a digitális onboardingról, pl.: interaktív, könnyen és egyszerűen elvégezhető okostelefonról, egyszerű, adták magukat a feladatok, modern.
- Az e-learning anyagok feldolgozása után a Trenkwalder Cégcsoport új kollégáinak már van egy átfogó képe a rendszerről, vannak konkrét kérdéseik arra vonatkozóan, így némi előismerettel tudják kezdeni a személyes betanulást is. A vezetők elégedettebbek, és egyre több vezető jelzi igényét arra, hogy az ő területükön is dolgozzanak ki digitális tudásanyagokat.
Tipp: Kvízekkel és nyeremény lehetőségével is lehet aktivizálni az új dolgozókat az ismeretek megszerzésében. Termelő üzemben mindenképpen be kell vonni a fizikai állományt is, ha mindenki ugyanazt az onboardingot kapja, erősödik a csapatszellem és egymás megbecsülése.(RUAG Ammotec Magyarországi Zrt. .)
+1. A nagy kérdés: egyáltalán miért?
Minden cég más és más, de bizony van sok hasonló kihívás. Az onboarding folyamatok digitalizálása sokféle módon tehermentesítheti a céget, ráadásul a munkavállalók előtt is új lehetőségek tárulnak fel.
Partnereink motivációi
- Munkaerő-megtartás: A RUAG Ammotec Magyarországi Zrt. fő motivációja a megtartás volt, hogy az új kollégák számára minél gördülékenyebb legyen a belépés és az integrálódás. Náluk a digitalizáció ma már kiegészíti a jelenléti oktatásokat, foglalkozásokat, így minden információt újra meg tudnak nézni a kollégák. Fontos volt a szabálykövetés erősítése is.
- Egységes tudásanyag: A Trenkwalder Cégcsoport húsznál is több telephelye számára akart létrehozni egy egységes betanítási tervet, hogy egységes tudást adhassanak át az új kollégáknak. Ezenkívül el akarták érni, hogy mielőbb termelői pozícióba léphessenek az új munkatársak.
- Tehermentesítés: A Güntner-Tata Kft. a betanító kollégákat akarta tehermentesíteni, ezenkívül a koronavírus kezdetekor célul tűzték ki a kontaktok lecsökkentését is, ami újabb érv volt a digitalizálás mellett.
Ha még többet szeretnél megtudni a digitális onboardingról, honlapunkon számos további tartalmat találsz a témában.
