Az első benyomások egy új munkahelyről nagyon meghatározó tapasztalatok lehetnek a munkavállalóknak. Már a toborzás, az interjúk és a preboarding során formálódik az új kollégákban egy kép a vállalatról, de a tényleges munkába állás pillanatától még komolyabbra fordul a dolog.
Az iparágtól, cégtől, pozíciótól függően az onboarding folyamatok eltérő hosszúságúak lehetnek, más-más területek kerülhetnek a fókuszba. Sok lépés standardizálható, de érdemes időről időre alakítani, finomítani a stratégiát.
Bekerülni egy új munkahelyre, új közösségbe stresszes, kihívásokkal és bizonytalansággal teli időszak sokak számára. Ahhoz, hogy tudjuk, hogyan tehetjük pozitív és az elköteleződést elősegítő élménnyé az új belépők számára ezt a bevezető időszakot, ismernünk kell a buktatókat is.
Amikor zátonyra fut az onboarding…
A rossz vagy gyenge onboarding folyamat széles körben gerjeszthet negatív hullámokat, és időben is messzebb kihat annál a néhány napnál, hétnél, ameddig zajlik a betanulás, beilleszkedés. Csak néhány ezek közül:
- Távozás: Ha már a kezdeti időszakokban jelentős arányban lemorzsolódnak az új munkavállalók, ott valami biztos nincs rendben. Extrém esetben lehet, hogy akár a toborzást is felül kell vizsgálni, de az onboarding-stratégia biztosan finomhangolásra szorul. Arról nem is beszélve, hogy a fluktuációnak alapvetően milyen komoly költségvonzata van.
- Bizonytalanság: Szakmai támogatás nélkül lehetetlenség magabiztosan beilleszkedni egy új céghez. Ha a kezdeti szakaszban a munkavállaló légüres térben találja magát szakmailag – nem biztos abban, mik a feladatai, hová fordulhat a kérdéseivel stb. –, az frusztrációt okoz, és persze a teljesítményére is kihat.
- Enerváltság: Minden olyan helyzetben, amikor mi vagyunk az „újoncok”, ráadásul kiválasztottak minket, azt szeretjük érezni, hogy örülnek nekünk, üdvözölve vagyunk, nyitottak ránk, és értékelnek minket. Ha az onboarding során ennek az ellenkezőjét érzi egy munkavállaló, akkor valami nagyon félrement. Csalódottan senki nem lesz elkötelezett egy új munkahely iránt, a motiváció és a produktivitás pedig azonnal brutális zuhanásba kezdhet.
- Csapatgondok: Egy új kolléga érkezése gyakran ró plusz terheket a csapat többi tagjára, de ennek tolerálható mértékűnek kell maradnia. Ha a csapat úgy érzi, az új tag nincsen kellőképpen informálva, felkészítve és betanítva a közös munkára, és még a belépés után sokkal is indokolatlan mértékű támogatásra szorul, az kihat a csapatmorálra. Rossz üzenetet közvetít a vállalatról, amely látszólag nem gondoskodott a betanulásról, és feszültségeket teremt a mindennapi munkában is.
Amitől szuper élmény és hatékony lesz az onboarding…
Rengeteg cégnél az onboarding folyamatok kialakítása még csak gyerekcipőben jár, és van, ahol addig nem is kap különösebb reflektorfényt ez a terület, amíg nincsenek egyértelmű negatív hatásai. Mutatunk pár területet, ötletet, ami nagyszerű ugródeszka lehet egy olyan hatékony onboarding folyamat kialakításához, amivel a munkavállalói elkötelezettséget közvetlenül is elősegítheti egy vállalat.
- Személyes vs. Online Onboarding: Kétségtelen előnye a személyes onboardingnak, hogy egy élő interakcióban, egy kolléga vagy a vezető támogatásával zajlik a betanulás. Kialakul egy személyes kapcsolat, már van egy ember, akit jobban megismer az új belépő, azonnali kérdéseket tehet fel. Ugyanakkor ez a hátránya is egyben, mert rengeteg időt vesz el a többi munkavállaló idejéből a betanítás. Senki nem gondolhatja komolyan mégsem, hogy majd egy vaskos tájékoztató kiválthatja ezt. A megoldás kétségtelenül az online eszközökben rejlik, a titok pedig az egyensúly megteremtése a személyes és online onboarding folyamatokban.
- E-learning: A virtuális tér hozzáférhetőséget és egyéni ritmust biztosít az új belépőnek. Számtalan olyan fontos terület van (pl. munka- és tűzvédelem), ami kihagyhatatlan az onboardingból, de egy jó online képzés formájában, videókkal, tesztekkel, kvízekkel és egyéb befogadható tartalmakkal eredményesen leoktatható. Sőt, bármikor megismételhető.
- Adminisztráció: A fontos dokumentumok (munkaköri leírások, szabályzatok stb.) hozzáférhetősége ugyancsak egyszerűbben megoldható egy online felületen, és általában az adminisztráció is sokkal könnyebben lebonyolítható így. Ez nem csak időt spórol mindkét félnek, hanem tényleg kényelmesebb, gördülékenyebb is.
- Beilleszkedés: Az új belépők elkötelezettsége akkor tud igazán szárba szökkenni, ha hamar megtalálják a helyüket a csapatban és a vállalati struktúrában. Ebben az online belső kommunikációs platform sokat segít. Egyéni tempóban lehet kicsit ismerkedni a céggel és a közösséggel is. Egy rövid vezetői (pl. videós) üdvözlet kifejezetten inspiráló és személyes gesztus, vagy ha már az első időszakban csatlakozhatnak különböző aktivitásokhoz az új kollégák. Tartalmakat nézegethetnek, kicsit beleláthatnak a vállalat és a közösség múltjába is stb.
Ami ne maradjon el: az onboarding-feedback…
A hibrid megközelítés tűnik az igazi jolly jokernek a betanulási/bevezető időszakban. Az, ha a standardizálható, digitalizálható folyamatokat online térbe tereljük, de nem mondunk le az onboarding élő, személyes formáiról sem. Ezzel sok időt megspórolunk nem csak az új belépőnek, hanem a teljes csapatnak, ugyanakkor a nagyon lényeges személyes kontakt sem szorul háttérbe.
Ki kell tapasztalni, milyen onboarding-megközelítés passzol legjobban a céghez, az egyes munkakörök szerint lehet differenciálni, újabb ötleteket belevinni stb. Ami ebben sokat segíthet, az az, ha több lépésben visszamérjük az onboarding törekvéseink hatékonyságát:
Kérdezze ki az új alkalmazottak véleményét. Tudja meg az első benyomásaikat, a beilleszkedés során felmerülő kihívásokat, és azt, hogy mi segített nekik a legtöbbet. Ezeket az értékes meglátásokat építse be a stratégiájába.
Ha már az onboarding során kellemes tapasztaltokat szerez a munkavállaló a cégről, az elkötelezettség tekintetében már mindenképpen van egy stabil alapunk, amire nagyszerűen építkezhetünk.
