A HR szoftver alkalmazás lehetővé teszi a munkaadók számára, a hatékonyabb működést, mivel nem csak tárolni, hanem rendszerezni is tudják a munkavállalók dokumentumait. Képzeljük csak el, ha az összes szükséges információ azonnal rendelkezésre áll. Ez nemcsak gördülékenyebb csapatmunkát tesz lehetővé, de időt takarít meg és csökkenti a stresszt is. A technológia olyan, mint egy megbízható segítő, ami megkönnyíti és termelékenyebbé teszi a munkavégzést, a dokumentumok megőrzésétől a gyors információhoz átadásig.
A HR szoftver lényege a dokumentumkezelés, amely az összes személyzettel kapcsolatos adat tárolását és hatékony felhasználását jelenti. Ezek az információk gyakran bizalmasak, mint például a munkaerő nyilvántartó funkció, munkavállalói szerződések, szabadság igénylés, jelenléti ív kezelés, személyes alkalmazotti okmányok, például személyi igazolvány, társadalombiztosítási szám, bérszámfejtés, stb. A HR csapatnak gyorsan kell feldolgoznia, iktatnia és visszakeresnie ezeket a dokumentumokat, amennyiben éppen szükségessé válnak. A nem megfelelő dokumentumkezelés jelentősen akadályozhatja a vállalkozás működését és súlyos problémákat okozhat az adatvédelmi törvények betartásában.
A HR dokumentumkezelő rendszerek közelmúltbeli digitalizálása jelentős előrelépés a folyamatokban. Ennek köszönhetően a HR részleg jelentősen csökkentheti adminisztratív feladatait, és nagyobb figyelmet fordíthat az alkalmazottak képzésére és a vállalati fejlesztésekre.
A szoftver kiemelkedik a felvételi és kiválasztási folyamatokban nyújtott támogatásával. Ez az alkalmazás lehetővé teszi a jelöltek szűrését egyetlen platformon keresztül, amely bármely HR-csapat tagja számára hozzáférhető a munkavállalók kiválasztásakor.
Lehetőség van jelölt adatbázis felépítésére is. A HR alkalmazottak a felvételi ellenőrző listák segítségével megbizonyosodhatnak arról, hogy az új alkalmazottal kapcsolatos minden szükséges dokumentum rendelkezésre áll, miután kiválasztották.
Ezáltal a HR-csapat felszabadul más területekre koncentrálhat, amelyek nagyobb hasznot hoznak a vállalat számára, ha hatékonyan kezelik a HR-dokumentációt. Minél több embert foglalkoztat egy vállalkozás, annál fontosabb a dokumentumkezelés maximalizálása a jövőbeli problémák elkerülése érdekében.
A HR-osztályoknak olyan módszereket kell alkalmazniuk, amelyek egyszerűsítik a papírmunka kezelését, mivel gyakran túlterheltek. Az integrált munkavállalói dokumentumkezelő rendszer segítségével a HR munkatársak az üzleti stratégia és a munkavállalói tapasztalatokra koncentrálhatnak, ami javítja a termelékenységet. A dokumentumokkal kapcsolatos tevékenységek automatizálása, a munkavállalói önkiszolgálás biztosítása és a könnyen kereshető adatbázisok létrehozása csökkenti az adminisztrációs terheket és optimalizálja a folyamatokat.
Az alkalmazottak számára fontos az időben történő és átlátható információ hozzáférés, a digitális munkafolyamatok és az egyéni kommunikáció. Az alkalmazottak könnyen hozzáférhetnek fájljaikhoz, és bizonyos dokumentumokat is létrehozhatnak, anélkül, hogy várnának a HR válaszára, amikor alkalmazotti dokumentumkezelő rendszert használnak. A digitálisan aláírt, hibátlanul megírt, e-aláírási lehetőséget biztosító szerződések nagyban növelik az alkalmazottak céggel szembeni bizalmát és büszkeségét.
A HR csapat felelős a személyes és szakmai adatok dokumentálásáért és iktatásáért a szervezetben. A HR nyilvántartások többféle formában jelenhetnek meg, mint például a bérszámfejtési nyilvántartások, a teljesítményértékelések vagy az orvosi információk.
A HR csapat hatékonyabban tud kommunikálni másokkal, ha rendelkezik egy szervezett és hozzáférhető információs rendszerrel. Ez a rendszer minden csapattag és alkalmazott számára hasznos, és alkalmazható a csapatfeladatok és az alkalmazottak jutalmazási terveinek felügyeletére is.
A dokumentumkezelő rendszer szoftvere megkönnyíti csapatának munkáját, mivel nem kell hatalmas mennyiségű fizikai papírmunkát átvizsgálni. A csapat vagy a vezetőség könnyen hozzáférhet minden érzékeny adathoz, mivel azok egy helyen vannak összevonva.
A feladatok rendszerezése és értékelése javítja a szervezet hatékony működését. A HR szoftver segítségével minden könnyen elérhetővé válik.
A HR csapat hatékonyságát tovább növeli a jól működő dokumentumkezelő rendszer. A jól felépített dokumentumkezelő rendszer belső hatékonyságot növel, és gyors hozzáférést biztosít a vezetőknek minden szükséges információhoz.
Meg kell állapítani, milyen funkciókra van szükség a dokumentumtároló szoftverben. Határozza meg, hogy mit szeretne elérni a szoftver beépítésével.
Gondold át, hogy milyen attribútumokat szeretne, és készítse el a kívánt szolgáltatások listáját.
Miután felmérted a lehetőségeket és mérlegelted, hogy melyik felel meg legjobban a szervezet igényeinek, válaszd ki a megfelelő HR szoftvert.
A szoftver segíti a dokumentumok rendezését és megkönnyíti a munkát, növelve ezzel a termelékenységet és csökkentve a stresszt a szervezetben. Emellett harmonikusabb és produktívabb munkakörnyezetet teremt.
Csökkenti a hibákat, egyszerűsíti az eljárásokat és minimalizálja a kézzel végzett papírmunkát, ezáltal hosszú távú költségmegtakarítást eredményez.
Igen! Ezek a rendszerek biztosítják a biztonságos távoli hozzáférést, lehetővé téve az alkalmazkodó munkarendeket és garantálva a hozzáférést bárhonnan.
Lehetővé teszi az alkalmazottak számára az egyszerű és átlátható információ hozzáférést, az elektronikus dokumentumok kezelését, valamint növeli a munkahelyi elégedettséget és bizalmat.
A Blue Colibri-nek köszönhetően gyorsabban informálhatjuk alkalmazottainkat, kollégáinkat. Jelentősen csökkenthetjük a papírok használatát, ezúttal költségeinket is. A folyamatok érezhetően felgyorsulnak, a cég működése digitalizált lesz.
