A hatékony szervezeti kommunikáció az egyik legnagyobb kihívás. És habár a technológiai fejlődésnek köszönhetően sorra jelennek meg újfajta csatornák és módszerek, a kihívások mégis megmaradtak. Legyen szó akár e-mailek végeláthatatlan kusza soráról, a visszajelzés hiányáról, vagy a hatékony kapcsolattartásról a világ távoli pontján dolgozó kollégákkal.
Cikkünkben összegyűjtöttük a tíz leggyakoribb kommunikációs kihívást, és megmutatjuk, hogyan segíthet ezeken egy cégre szabott belső kommunikációs applikáció.
A kommunikáció definíció szerint általában kölcsönös és kétirányú (egy-két kivételtől eltekintve); ez még nyelvtan órai emlékeinkből derenghet. Azonban ahogy általános iskolai emlékeink halványulnak, hajlamosak lehetünk megfeledkezni erről a tételről. Pedig, ha az alapvetően kölcsönösségen alapuló közlés egyirányúvá válik, az jelentősen ront a hatékonyságán.
A visszajelzésnek egy cégen belül megkülönböztetett szerepe van, mivel itt a leghangsúlyosabb a kölcsönösség. A visszajelzés során nemcsak vezetőként értékelhetjük munkatársainknak teljesítményét, hanem teret engedhetünk nekik, hogy elmondják hogyan érzik magukat, hogyan látják, mennyire valósul meg a közös munka a cégen belül, stb. Ha kollégáink nem kapnak és nem is adnak visszajelzést, az jelentősen visszaveti a motivációjukat, befolyásolja a munkához való hozzáállásukat és közvetetten az elkötelezettségükre is hatással van.
Azok a dolgozók, akikkel rendszeresen beszélgetnek, és akiknek lehetőséget teremtenek arra, hogy elmondhassák véleményüket sokkal nagyobb valószínűséggel maradnak egy cégnél, mint azok a társaik, akik ezt mind nélkülözik. Fontos kiemelni, hogy itt nemcsak a pozitív, hanem ugyanúgy a negatív feedbackre is gondolunk, a lényeg a visszajelzés lehetőségén van.
Ezt pedig a lehető legegyszerűbb formában érdemes biztosítani a munkatársaink számára.
Gondoljunk csak arra milyen egyszerű a Facebookon visszajelzést adni. Lájkolhatjuk a bejegyzéseket, kommentelhetünk, pillanatok alatt megoszthatjuk a nekünk tetsző tartalmakat. Hasonlóan érdemes működnie a céges kommunikációs platformnak is. Ha bevezetsz egy belső kommunikációs appot, amelyben olyan egyszerű a visszajelzések kezelése, mint a közösségi médiában a mindennapokban, a dolgozóidnak egy idő után természetessé fog válni a használata.
A telefonhívások, szöveges üzenetek, csevegőüzenetek, közösségi média értesítések és személyes találkozók mellett egy átlagos ember naponta akár 120 e-mailt is kap. Nem csoda, hogy a fontos információk könnyen elveszhetnek az e-mailek óceánjában. Ezenkívül a túlterhelt e-mail postafiókok frusztráló hatással lehetnek a csapattársakra.
A hétfői e-mail böngészésnek sosem kellene olyannak lennie, mintha egy kimerítő expedíción vennének részt a Mount Everesten.
Ha az e-mailek egy részét lecseréled szimpla üzenetekre olyan belső kommunikációs platformokon, mint amilyen a Blue Colibri App is, többé sosem kell elveszned a levelezőfiókod rengetegében, valamint megkímélheted magadat az irreleváns „cc” e-mailek feltorlódásától. Az üzenetek, amiket küldesz, legyenek egyértelműek és rövidek, és csak azokkal oszd meg, akik valóban érintettek az adott témában.
A vezető indok, ami miatt a dolgozók a legelégedetlenebbek a munkahelyükön, az a kommunikáció általános hiánya. Legtöbbször a vezető beosztásban lévők a ludasok: vezetők, akik visszatartanak bizonyos részleteket, és csak információmorzsákat csöpögtetnek fontos változásokról.
Emiatt a munkatársak gyakran érezhetik, hogy mindig le vannak maradva, és nincsenek igazán bevonva a vállalat történéseibe.
Nem lehet elégszer hangsúlyozni, mennyire kulcsfontosságú egy olyan szervezeti kultúra kialakítása, amely támogatja a lefelé, a felfelé és oldalirányú kommunikációt is.
Ha a mukavállalók hallanak, és őket is meghallgatják, az jelentősen növeli az elköteleződésüket.
A Blue Colibri Appban a munkavállalók egy digitális ötletládába dobálhatják be a gondolataikat, valamint kvízek és szavazások mentén fejezhetik ki véleményüket az őket is érintő kérdésekben. Így bevonhatjuk a dolgozókat a szervezet fejlődésébe, valamint közösen alakíthatunk ki célokat.
Általában nem szívesen használunk olyan eszközt a kommunikációra, amelyben nem vagyunk jártasak vagy amelyek használata túlzottan bonyolult. Az okostelefon már napjainkban is a vezető kommunikációs eszköz. Afelett pedig nem érdemes elsiklani, hogy 2025-re, tehát alig pár év múlva a munkaerő hetvenöt százaléka Y és Z generációs lesz,
98%-uk zsebében pedig mindig ott fog lapulni az okostelefon, még a munkában is.
A kékgalléros munkavállalók 75%-a pedig sokkal kényelmesebbnek és hatékonyabbnak tartja a cégre szabott applikáción zajló kommunikációt, mint az olyan „elavult” megoldásokat, mint az intranet, e-mail vagy a nyomtatott anyagok. Ha pedig azon az eszközön szólunk hozzájuk, amelyet a mindennapjaikban is használnak, sokkal nagyobb valószínűsséggel kezdik el ők is használni a kommunikációra, mivel nem érzik úgy, hogy extra erőfeszítéseket kellene tenniük.
A megfelelő preboarding és onboarding folyamatok kiemelten fontosak az új jelöltek megtartásának szempontjából. Feleslegesen költünk súlyos összegeket a toborzásra, valamint a külső kommunikációra és az employer brandingra, ha amint belép az új kolléga, egyáltalán nem foglalkozunk vele. Statisztikák szerint
az újoncok kezét nem szabad elengedni az első három-hat hónapban, csak maximum eltérő erővel érdemes szorítani.
Kezdetben kiemelt figyelmet érdemes fordítani rájuk, később pedig érdemes engedni ezen, de a folyamatos és következetes tájékoztatás, bevonás és visszajelzés kérdésére oda kell figyelnünk az első félév során, különben hamar továbbállhat a frissen kiválasztott kolléga.
Az olyan belső kommunikációs appok, mint amilyen a Blue Colibri is leegyszerűsítik a folyamatot, és általa egy helyen tudjuk bemutatni az új kollégát a csapatának, megismertetni vele a céges kultúra alappilléreit, tájékoztatókat küldhetünk neki, akár gamifikáció eszköztárát megragadva kihívásokat állíthatunk elé (pl. keresd meg a földszinti kávégépet), valamint kérdőívekkel visszajelzést kérhetünk tőle, hogy hogyan látja folyamatot, miben igényelne több támogatást.
Olyan cégeknél, amelyek nemzetközi környezetben dolgoznak, a nyelvi diverzitás gyakran Bábel tornyához hasonló helyzetet eredményezhet. Anélkül pedig igencsak nehéz elképzelni a hatékony munkavégzést, hogy egy nyelvet beszélnénk. A többnyelvűség lassúvá és nehézkessé teszi a működést mind a csapatokon belül, mind a különböző telephelyek között. Ezért lehet érdemes a vállalat egészét érintő híreket több nyelven megjelentetni, könnyen elérhető fordítást lehetővé tenni, valamint szorgalmazni az interkulturális tréningeket.
Az, hogy eltérő nyelveket beszélünk, a kommunikáción túl a gondolkodásmódunkat is nagymértékben befolyásolja. A nyelvészet és pszichológia szerelméből fogant tudományterületen, a pszicholingvisztikában, létezik egy ismert hipotézis, amely kimondja, hogy az anyanyelvünk nemcsak gondolataink kifejezésének fő eszköze, hanem alapvetően hatást gyakorol a gondolkodásmódunkra.
A különböző nyelveket beszélő emberek különböző módon látják a világot is.
Ez alapjaiban nehezíti meg a közös munkát soknyelvű környezetben, a különféle kulturális szokásokról nem is beszélve.
Vegyünk egy példát, amelyben egy amerikai leányvállalat vezetője ül össze egy indiaival. Az amerikai számára a pontosság az udvarisság jele, miközben az indiai kolléga számára az idő sokkal rugalmasabban kezelendő, és akár negyed-félórás késés is beleférhet. Vagy például Kínában szokás először háromszor visszautasítani egy ajándékat, mielőtt elfogadnák azt. Arról nem is beszélve, hogy a hollandok a család minden tagjának gratulálnak, ha valakinek születésnapja van, a finneknél pedig nem is annyira furcsa, ha egy üzleti találkozót egy gőzzel teli szaunakabinban tartanak.
Annak érdekében, hogy a dolgozók
ne csak pótolható kis alkatrészeknek érezzék magukat a vállalati gépezeten belül,
hanem valóban azonosuljanak a szervezet értékeivel és elköteleződjenek, elengedhetetlen, hogy tisztán lássák, merre halad a szervezet, milyen változások várhatóak, mi az ő szerepük a nagy egészben. Ezen felül, nincs annál kellemetlenebb, amikor a munkavállalóknak különféle médiumokból kell értesülniük a szervezetet is érintő (vélt vagy valós) piaci változásokról…
Sok helyen a céges hírlevél a legelterjedtebb gyakorlat arra, hogy naprakészen tartsuk a dolgozókat a külső és belső történésekről. Azonban ezek a hírlevelek sok esetben rendszertelenek, és sok fontos információt nélkülöznek. Olyan belső kommunikációs támogató appokban, mint amilyen a Blue Colibri is, az egész procedúra sokkal könnyebbé válik. Egy kattintással kiküldhetünk velős, rövid de minden lényegi információt tartalmazó híreket a dolgozók okostelefonjára, amelyek így
nagyobb eséllyel érnek célba, ahelyett, hogy a túltömött e-mail fiókokban landolnának.
Kommunikálni vagy nem kommunikálni, ez itt a kérdés. Minden közlés előtt érdemes fontolóra venni, hogy az adott információt valóban megéri-e megosztani vagy sem. Ha igen, akkor pedig mérlegelni, hogy kikkel és mikor érdemes azt közölni. Ezért hasznos, ha létrehozunk különféle felhasználói csoportokat (újonnan belépők, értékesítők stb.), akikkel fókuszáltabban tudunk tartalmat megosztani. A Blue Colibriben is különféle csoportokba rendezhetjük a kollégákat például helyszín, projekt, csapatok szerint, így megfelelően célozhatjuk a tartalmakat.
A különféle csapatokban eltérő szakmai háttérrel és tapasztalatokkal rendelkező egyének dolgoznak, azonban ez gyakran vezethet félreértésekhez, főként, ha a dolgozók nem igazán tisztelik a másikat az eltérő és egyedi tapasztalatok és tudás miatt, amiből egyébként ők is profitálhatnának.
„Sharing is caring”
vagyis a megosztás tőrődés. A közösségi médiában elterjedt frázis a vállalatok világában is megállja a helyét. Ha a munkavállalók bátorítva vannak arra, hogy megosszák a tapasztalataikat egymással (aminek legegyszerűbb módja az erre kitalált platformon keresztül történhet), akkor az nagymértékben javítja a kommunikációt és a gördülékenyebbé teszi a közös munkát.
Rengeteg cég és HR-osztály gondolja úgy, hogy nem áll rendelkezésére elegendő erőforrás ahhoz, hogy kialakítsák a saját belső kommunikációs rendszerüket, vagy tévesen úgy észlelik, hogy a várható eredmények nem érik meg a befektetett költségeket. Azonban a technológia folyamatos fejlődésével, és olyan szolgáltatások megjelenésével mint a Blue Colibri, megfizethető megoldásokat kapnak a cégek. Ezek bevezetésével sem nekik kell fárdozniuk, hiszen egy profi segít nyújt nekik segítő kezet.
Ha a céged problémáira ismertél az írásokban, és egy olyan megoldást keresel, ami az igényeidre szabva hatékonyan javítja a belső kommunikációt, vedd fel velünk a kapcsolatot!
