Az adminisztráció a legtöbbünk számára nyűg – egy kötelező rossz, amin a lehető leggyorsabban és legkönnyebben szeretnénk túllenni. A modern munkahelyeken a munkavállalók épp úgy elvárják már a gyors, fájdalommentes, digitális ügyintézést, mint az életük többi területén. A legfiatalabb, Z generációs kollégák különösen. A digitális ügyintézés pedig, mint manapság minden kommunikáció, „mobile-first” világunkban elsősorban nem asztali gépeken, hanem okostelefonokon zajlik.
A régi beidegződések, az elkerülhetetlen adminisztratív funkciók után a HR mára stratégiai partnerré lépett elő. Értéket teremt, kapcsolatot, közösséget épít, támogat, sőt növeli a munkavállalói élményt. Ezt úgy tudja elérni, ha digitalizálja működését, így nem kell annyi időt és energiát manuális ügyintézésre, űrlapokra fordítania.
Amikor a HR-es többnyire manuális, papíralapú dokumentációval foglalkozik, az emberi tényező szempontjából szinte passzívan ég el rengeteg idő és energia. Az a cél, hogy minden meglegyen kinyomtatva egy dossziéban valahol.
Ha hiba jut a folyamatba, akár az adatbevitelben, akár elkeveredik egy aláírt dokumentum, kezdődhet elölről az adminisztráció. (Az eltűnt dokumentumok nem mellesleg súlyos bonyodalmakat is okozhatnak – elég csak a GDPR-kockázatokra gondolni.)
Egy szabadság jóváhagyása a telefonoktól, e-mailektől az aláírásokon, helyettesítések egyeztetésén át a táblázatba vezetésekig napokig is eltarthat. Mindeközben a munkavállaló rendszerint nem sokat tud kérelme státuszáról. De ismerős az a helyzet is, hogy a közvetlenül érintett munkatársak vagy épp a vezetők nem értesülnek időben egy kolléga távollétéről.
Az ilyen, gyakran átláthatatlan, elavult rendszerekben a HR munkája a munkavállalók szemében nem (volt) hasznosabb, mint bármilyen más ügyintézős nyűg a bankban vagy egy közüzemi szolgáltatónál. Ahogy a fogyasztói, úgy a munkavállalói élményhez is hozzátartozik már, hogy a szükséges információk azonnal elérhetőek legyenek – természetesen digitálisan.
A HR-ügyintézés digitalizálásával minden dokumentum egyetlen kattintással bárhonnan elérhetővé válik. Az olyan alapvető dolgok mellett, mint a szerződések vagy az időről időre frissülő szabályzatok, a tudástár és a képzések anyagait is egy helyen megtalálhatják a kollégák. A fizikai állományt hagyományosan nehezebb volt elérni, de a mobilra optimalizált belső kommunikációs platformhoz természetesen a nem irodai dolgozók is bárhonnan hozzáférnek. Ahogy az új belépőknek is egyszerűbb így az onboarding során a tájékozódás, betanulás.
A digitális HR-admin nagyon kedvező változásokat hoz az olyan mindennapi folyamatokba is, mint a szabadságigénylések jóváhagyása. A munkavállalók számára jóval gyorsabb és átláthatóbb a papírmentes rendszer, a HR dolga is egyszerűbb, illetve a vezetőknek is könnyebb az egy kattintásos engedélyeztetés. A tipikus szabadságolásos probléma, az átfedések kérdése is megoldódik végre.
Testre szabható űrlapokkal a digitális rendszerben a belső ajánlások, költségigénylések, sőt az anonim bejelentések kezelése is egyszerűbb, illetve kevesebb időt és energiát emészt fel. Míg az adatelemzési munkákra a papíralapú rendszerekben napok, hetek elmennek, a digitális HR-admin mindezt az időt megspórolja és az emberekre fordíthatja. Az automatikusan rögzített tételekkel, valamint a folyamatosan frissülő, visszakövethető adatrögzítéssel és -feldolgozással szintén rengeteg időt nyernek a HR-csapatok. (A nyomtatási, tárolási költségek csökkentésével a humán erőforrás tehermentesítése mellett ráadásul jelentős anyagi előnyökkel is jár a digitalizáció.)
Azt a szempontot se felejtsük el, hogy az automatikus emlékeztetők és értesítések milyen óriási terhet vehetnek le a kollégák válláról. Ezek pedig mind hozzájárulnak, hogy a HR a stratégiai feladatokra, mindenekelőtt pedig az emberekre koncentrálhasson.
A Blue Colibri App mobilról is elérhető, könnyen használható felülete egy új korszakba vezeti a HR-csapatokat. Az adminisztráció nemcsak gördülékenyebb és gyorsabb a digitális felületen, de élményszerűbbé és pikkpakk letudható rutinná is válik. A szabadságigénylések a vezetők és a kollégák számára is átláthatóbbak, az űrlapokkal egyszerűbb, szélesebb körű az adatfelvétel, és az analitikai feladatok is könnyebbé válnak. A dokumentumtár modullal pedig végre elbúcsúzhatunk az irodai mappahalmok átkutatásának fárasztó és időigényes munkájától is.
A digitális HR-admin nem csak a HR munkáját könnyíti meg, hanem közvetlenül hozzájárul a munkavállalói élményhez is. A munkahelyi ügyintézés hosszadalmas, népszerűtlen folyamatait modern eszközökkel gyors, egyszerű digitális elemekkel váltja le. Az információk elérhetősége segíti a könnyebb bevonódást, a tanulást, a gyakorlást, sőt a visszajelzés kultúráját is erősíti a munkahelyeken.
