Az irodákat hetente akár több napra is áthelyezik a munkavállalók otthonába. A technológia szuper lehetőségeket kínál a munka zökkenőmentesebbé tételére. Úgy tűnik azonban, hogy annyira örültünk a távmunka sikerének és előnyeinek, hogy kicsit lassabban vettük észre a hátrányokat. Elszigeteltség, elkötelezettségi problémák, fellazult közösségek, csökkent hatékonyság - mit tehet a HR?
A covid alatt sokan csak kényszerűségből döntöttek amellett, hogy a munkavállalók dolgozzanak otthonról. Azonban a kétkedőket is meggyőzte, hogy a technika nagyszerűen áthidalta a távolságokat. Az online megbeszélések, a chat, az e-mail, a fájlmegosztás stb. korában a legtöbb esetben nem okoz gondot, ha nem egy épületben tartózkodnak a csapat tagjai. A munka-magánélet egyensúly is többnyire könnyebben megvalósul egy rugalmas munkarendben.
Néhány év elteltével ideje volt felismerni, hogy mint mindennek, a távmunkának is megvannak a maga hátrányai, amelyek gyakran hosszú ideig lappangtak. Hazavittük a munkát, nehezebb meghúzni a határokat. Beindult az elszigeteltség, és hiányoznak a munkahelyi társas élmények, a valódi összetartozás érzése. Különösen a személyes találkozásokkal könnyebb új kapcsolatokat teremteni. Ez természetesen hatással van a munkavállalók jóllétére és elkötelezettségére. Sőt, gyakran éppen ezek miatt a problémák miatt szenvedhet a csapat hatékonysága.
A távmunka nem veszített népszerűségéből - de előállt az a furcsa helyzet, hogy a munkavállalók nem akarják, a munkáltatók pedig nem ragaszkodnak a kizárólag irodai munkavégzéshez való visszatéréshez, de a felek mégsem teljesen elégedettek. A vezetőkön és a HR-en múlik, hogy ezt a gordiuszi csomót átvágják. Egy kis odafigyeléssel és néhány egyszerű technikával azonban a távmunka kihívásai leküzdhetők.
Oké, nem vagyunk egy irodában, de a munkafolyamatok és a teendők összehangolása csak úgy valósulhat meg, ha mindenki pontosan látja, hogy halad a projekt, mi a dolga, mi következik stb. A zavartalan együttműködéshez, a fizikai távolság áthidalására a megfelelő eszközök mellett olyan digitális platformra van szükség, amit távolról is könnyen elér mindenki a csapatból. Aminek a használata könnyű, érthető, és lehetőséget nyújt valós idejű együttműködésre. Ez a hatékony munka alapvető feltétele távmunka esetén.
Az újfajta munkarenddel nyilvánvalóan egy új vállalati kultúra is kiépül, amely támogatja ezt a hibrid / távoli munkavégzést. Ez a technológiai feltételek biztosítása nélkül aligha valósulhatna meg, önmagában mégsem elég. Hozzáférhetővé kell tenni a csapat számára minden olyan dokumentumot, információt, adatot, amire a munkavégzés során szükség lehet. A digitalizációs törekvéseknek valójában ez az egyik legfőbb mozgatórugója: elérni bárkinek, bármikor, bárhonnan, amire szükség lehet a munkában.
Az otthonról dolgozó kollégáknak olyan kommunikációs csatornára van szüksége, amit mindenki magabiztosan használ, érti a működését, és a figyelmet sem vonja el. Sok ilyen eszköz rendelkezésre áll, de el is lehet veszni közöttük, ezért jó, ha kijelöltök vagy bevezettek egy saját belső kommunikációs csatornát. Ezek elősegítik a gördülékeny kommunikációt, a projektmenedzsmentben is óriási szerepük van. A munkavégzés hatékonyságának is jó tesz, csoportokra, osztályokra, személyekre célzottan küldhettek ki üzeneteket, és lehetőséget ad kötetlenebb, informálisabb beszélgetések, témák lebonyolítására is, aminek pedig a közösségépítésben van fontos szerepe.
Az, hogy a munkavállalók nem, vagy csak ritkán találkoznak személyesen vezetőjükkel, kevesebb lehetőséget ad a konzultációra, kérdésekre, visszajelzésekre. A teljesítményértékelés, ellenőrzés is bonyolultabb lehet, ami szakmai bizonytalanságot ébreszthet a kollégákban, az elvárások sem feltétlenül egyértelműek így. Ezért hibrid és távmunkában kiemelten fontosak a rendszeres meetingek – és nem csak online! A csapattagoknak a virtuális találkozók mellett biztosíts személyes találkozókat is. Jót tesz a kapcsolatoknak is, személyesebb, szorosabb kötődésre ad lehetőséget, az elszigeteltség érzését is csökkentik.
Az összetettebb információk, adatok szemléltetésében már a grafikonok, képek is sokat segítenek; vizuális elemekkel, tartalmakkal (infografika, videó) a bonyolultabb információk is áttekinthetőbbek, az üzenetek megjegyezhetőbbek. De az ilyen praktikus okok mellett ott van az is, hogy vonzóbb, színesebb és szórakoztatóbb lesz tőlük a kommunikáció. Jobban megragadják a figyelmet, változatosabb, látványosabb, jóval érdekesebb tartalmak a szimplán szöveges tájékoztatóknál. Készítsetek minél több vizuális anyagot, vezetői videókat, infografikákat a tudnivalókról, vagy informálisabb, játékos tartalmakat. A gamifikáció a hatékonyságnövelés mellett nagyszerűen hozzájárul a közösségépítéshez is.
A személyes és általános szakmai fejlődésre, készségfejlesztésre, karrierépítésre akkor is teret kell biztosítani, ha nem találkozunk nap mint nap a csapattal. A vállalati vagy külső tréningek, képzések, online tanfolyamok a rugalmas munkarendben is szükségesek. A korábban említett, otthoni munkavégzésből fakadó mentális egészség, stresszkezelés témái se szoruljanak háttérbe. Emellett külön projektként érdemes kezelni a kifejezetten vezetőknek szánt tréningeket, hiszen a hatékony csapatirányítás a hibrid munkavégzés esetén újfajta megközelítéseket kíván.
Rendszeresen foglalkozzatok azzal, hogy az otthoni munkavégzés során mi mindenre érdemes figyelniük a kollégáknak, hogy ne billenjenek ki az egészséges egyensúlyukból. A rendszeres szünetek, az otthoni munkaterületek kijelölése, a mozgás beiktatása, a konfliktuskezelés, a mentális megküzdések stb. kerüljenek terítékre időről időre, és biztosítsatok lehetőséget arra, hogy felmerülő problémáikkal legyen kihez fordulniuk a munkavállalóknak.
Az összetartozás, munkahelyi közösségélmény fontos része, hogy megünneplitek a mérföldköveket, sikereket, ugyanakkor a szorosabb, személyesebb kötődések, baráti légkör az informálisabb élmények révén alakul ki. A rendszeres virtuális meetingek mellett szakítsatok időt a csapatépítő eseményekre. A személyes találkozók, programok persze mindent visznek, de az online felületeken is számos lehetőség van építeni a munkahelyi közösséget.
Online csapatépítőkkel, játékokkal, versenyekkel, kihívásokkal, csoportos feladatokkal, kvízekkel, vagy akár webshopokkal, virtuális tréningekkel sokat tehettek azért, hogy annak ellenére szuper közösség kovácsolódjon a csapatból, hogy nem találkoznak mindennap az irodában.
Hamarosan megjelenik a Blue Colibri ingyenes letölthető e-könyve a témában, melyben még részletesebben és mélyebben foglalkozunk a távmunkából adódó szervezeti kihívásokkal. Ha szeretnél még több ötletet és tippet, iratkozz fel hírlevelünkre hogy az elsők között értesülj ez ebook megjelenéséről.
