Közel 900 munkavállaló, szerteágazó lokáció, folyamatosan bővülő csapat – szinte az összes belső kommunikációs kihívás egy helyen. A hazai logisztikai cég digitális terepre váltott, és elsöprő változásokat tapasztalt. Egy út a papíralapú belső kiadványok halvány eredményeitől egy aktivizált, modern közösségig.
A magyar tulajdonú Trans-Sped Kft. nemzetközi szállítmányozó vállalkozásként indult 1990-ben. Több mint 32 évvel később a cégcsoport már 13 regionális központtal és közel 900 munkavállalóval nyújt komplex logisztikai szolgáltatásokat. A klasszikus raktározás-fuvarozástól a komplex raktárlogisztikán át a webshopok teljeskörű kiszolgálásáig, digitális megoldásokkal támogatva. Egy ekkora, földrajzilag és tevékenységek szerint is igen tagolt szervezetet összefogni nem kis kihívás. A Blue Colibri vállalati bevezetésében oroszlánrészt vállalt Balázsi Barbara, a Trans-Sped Kft. belső kommunikációs specialistája elmondta – ahogy sok cég megküzd ezzel – náluk is „nehézkes volt a valós idejű, mindenki számára elérhető információáramlás” és az úton lévő sofőr kollégák tájékoztatása. Ha pedig a hír- és információáramlás töredezett, az a közösségi életre is kihathat – nehezebben kovácsolódik össze a csapat.
Korábban negyedévente megjelenő, nyomtatott belső újsággal igyekeztek ezeket a problémákat orvosolni, de több szempontból sem volt tökéletes ez a megoldás. Egyrészt sok papírhulladék termelődött, másrészt a terjedelem miatt a tartalom is korlátozott volt. Balázsi Barbara hozzátette, hogy a lap értelemszerűen csak visszamenőleges információkat tartalmazhatott a már elmúlt időszakról összefoglaló jelleggel.
A Trans-Sped Kft. vezetősége a kommunikációs csapat kezdeményezésére, a Covid okozta kényszerűen felgyorsított menetrenddel úgy döntött, hogy itt az ideje digitalizálni a belső kommunikációt. Ekkor léptek együttműködésre léptek a Blue Colibri csapatával. A 2019-ben alapított magyar cég olyan vállalati HR-es problémákra fejlesztett szoftvert, amivel – ha korábban nem – a pandémia alatt sajnos szinte minden cégnek szembe kellett néznie.
Hogyan tájékoztassuk hatékonyan, valós időben a kékgalléros / nem irodai munkatársakat is? Tudunk-e lehetőséget biztosítani kétirányú kommunikációra annak érdekében, hogy közelebb hozzuk egymáshoz a vezetőséget és a csapatot, illetve javítsuk a közösségi életet? Hogyan inthetnénk búcsút a papíralapú adminisztrációnak? Egyszerűsíthetőek-e a pre- és onboarding folyamatok digitális megoldásokkal? Hatékonyabbak lehetnek-e a képzések e-learning módszerekkel?
A Blue Colibri applikációját mára egészségügyi, kereskedelmi, építőipari stb. cégek több mint hetvenezer munkavállalója használja. A cégek igényei szerint kialakított applikációt csak letöltik a mobiljukra a munkavállalók – de elérhető asztali gépről, vállalati kioszkról is –, és valós időben, egy helyről megkapnak minden szükséges információt, dokumentumot a munkahelyüktől.
Balázsi Barbara elmondta, hogy a Trans-Sped Kft.-nél több lépcsőben, fokozatosan szerették volna bevezetni az új digitális megoldást, de a koronavírus berobbanásakor nagyon gyorsan, 1-2 hét alatt végbement a folyamat.
„Az átállás fontosságát a kollégáink megértették, és el is kezdték használni az applikációt, mivel a koronavírussal kapcsolatos szabályainkat, arról szóló híradásainkat ezen az eszközön keresztül tudtuk velük megosztani a leggyorsabban.”
Az app használatát a vezetők bevonásával ösztönözték a munkavállalók között. Az új belépők pedig még ennél is könnyebb helyzetben vannak, hiszen ők már úgy kezdik az ismerkedést a céggel, hogy hozzáférést kapnak az alkalmazáshoz. A digitális onboarding bevezetése várakozásaik szerint még tovább fogja könnyíteni az új kollégák átterelését a digitális felületre.
A Trans-Sped Kft.-nek vannak speciális telephelyei, ahol még alkalmaznak hagyományos kommunikációs formákat (hirdetőtábla, plakátok) is, de a céges app könnyebbé és gyorsabbá tette a belső kommunikációt. Ráadásul kereshetővé vált, és további hasznos funkciókat is bevezethettek (ügyintézés, közösségi felületek, nyereményjáték) – részletezte Balázsi Barbara.
Azután, hogy saját céges appra váltottak, az első pozitív változások a Trans-Sped Kft.-nél az adminisztráció, illetve az információáramlás területén jelentkeztek, és sokkal kevesebb papír kezdett fogyni. Balázsi Barbara kiemelte, hogy a céges alkalmazással célzott csoportok is könnyen elérhetők, jól lehet szegmentálni a tartalmakat.
„Többletmunka nélkül elérhető akár csak az egyik üzletág, az egyik telephely, de egyszerűen tudunk gyártani csak fehér- vagy kékgallérosoknak, vagy csak vezetőknek szóló tartalmakat.”
Az információáramlás mellett egyre többet használják az e-learning funkciót, de erre a felületre fogják terelni az új belépők oktatását, valamint az ismétlődő kötelező oktatások lebonyolítását, vállalaton belüli egyéb képzési anyagok elérhetőségét is.
A munkavállalók szeretik, egyre többen használják az alkalmazást. Különböző szervezeti egységek is felismerték az app lehetőségeit, speciális modulok elindítását is kérték már. Balázsi Barbara elmondta, hogy az appot névjegykártya-igénylésre, ötletek, kérdések beküldésére is használják a kollégák. A legnépszerűbb tartalmak az új belépők bemutatkozásai, a belső ajánlási hirdetések, a kollégákról szóló interjúk és az ügyvezetői üzenetek.
Ráadásul a digitalizációnak köszönhetően nagy előrelépés történt a közösségi élet vonatkozásában is. A Trans-Sped Kft. munkavállalói nyitottabbak lettek az egészséges életmódra, rendszeres egészséggel kapcsolatos tartalmakat igényelnek, és közös sportolás lehetősége is érdekli őket.
„A Trans-Sped Kft. Közösségi Adományozás Programjába kollégáink jelölhettek környezetükben tevékenykedő civil szervezeteket, akiknek működését anyagi forrással támogattunk. Részt vesznek appos felhívások nyomán jótékonysági, adománygyűjtő akciókban is” – részletezte Balázsi Barbara, és hozzátette: „közösségként, összefogva támogatjuk a környezetünkben élő helyi közösségeket”.
