.jpg)
A belső kommunikáció eredményességének legfőbb indikátorai között toronymagasan vezet a gyakorlati elérés aránya, illetve az aktivitás/elköteleződés. A digitális belső kommunikációs platformok lehetővé teszik, hogy mindkettőről pontos adatokat kapjunk: hányan regisztráltak a céges applikációba, és milyen aktivitással nézik a tartalmakat a felhasználók. Ezekkel a statisztikákkal együtt érkezik gyakran az igazi kihívás is.
A Blue Colibri 2024-ben is díjjal jutalmazta azokat a vállalatokat, amelyek belső kommunikációs platformjukat a fenti tényezők mentén a legsikeresebben használták ki. A legtöbb appletöltés, a legnagyobb arányú regisztráció, a legintenzívebb elköteleződés az alkalmazás használatára, és most feltettük a legfontosabb kérdést is: mindezt hogyan érték el?
A belső kommunikációs app bevezetésének célja legtöbbször az, hogy egy saját csatornán érjük el a munkavállalókat. Függetlenül attól, hogy fehér- vagy kékgallérosok, hogy helyileg hol dolgoznak, vagy milyen munkarendben. A kezdeti időszak és a bevezető kampány nagyon meghatározó, illetve az első pár téma/funkció, amit teljes egészében az új felületre terelünk át.
A bevezetési stratégiában az alkalmazás megismerésére, a felfedezésre és a tartalomra összpontosított. Már az induláskor olyan funkciókat hoztak létre, mint az ötletdoboz, a bolt és a nyugtázások. "Egy jó adag kommunikációs tartalommal kezdtünk, majd fokozatosan vezettük be a kötelező elemeket, mint például a cafeteria és a szabadság nyilvántartás." (Mapei Kft.)
Átvezették az intézkedéseket a felületre, mint például az ösztönzők kiválasztása. Ennek is köszönhető, hogy a munkavállalók több mint 90%-a használja az applikációt, hogy nyilatkozhasson döntéséről. A közösségi tereken kihelyezett képernyőkön is népszerűsítik az applikációt. (Samsung Electronics Magyar Zrt.)
A kötelező tűz- és munkavédelmi képzést ,a saját platformon kellett a munkavállalóknak megcsinálniuk, így a 2020. októberi bevezetés után már 2021 év elejére óriásit ugrott a regisztrációs arány. (MFS Defense Zrt. Heiling-Koltai Beáta, kommunikációs és képzési szakértő)
Az új belépőket alapból regisztrálják a platformra. Az IT az első munkanapon segít a letöltésben, belépésben, a HR pedig bemutatót tart a működésről, elérhető funkciókról. (ZNET Telekom Zrt.)
Elsőként tehát érdemes magát az alkalmazást jobban megismertetni a kollégákkal. Segíts a regisztrációban, a használatban. Népszerűsítsd az új felületet, hogy minél gyorsabban elterjedhessen (az új belépőkkel is rögtön ismertesd meg). Ebben sokat segíthetnek az aktivizáló tartalmak (ötletláda, kvízek, nyereményjátékok stb.) is, de ami szinte mindig beválik, az az ismert tartalom/funkció új formában megközelítés. Vagyis ha kezdésnek átterelünk csak egy-egy olyan munkaügyi területet a digitális platformra, amit jól ismernek a kollégák (munkavédelmi oktatás, szabadságnyilvántartás, nyilatkozat az ösztönzőkről stb.). Ez nemcsak a regisztrációt pörgeti fel, hanem igazi, aktív felhasználóvá varázsolja a munkavállalókat. Egyből személyes tapasztalatot szerezhetnek az appról.
Az aktivitás növelésének kulcsa lehet, ha feltérképezzük, hogy az applikáció mely funkcióit tudjuk a legjobban kihasználni. Ez eltérő lehet vállalatonként, hiszen a belső kommunikáció fókuszpontjai sem ugyanott vannak. Fontos, hogy a gyakorlati hasznosság mellett megjelenik a preferencia is: az app olyan lehetőségeket is nyújthat, amelyeket egyszerűen megkedvelünk, és ezért szívesen használunk, jobban kiaknázunk, illetve hamar kiderül az is, mit szeretnek legjobban a kollégák.
A Kérdőív a leghasznosabb, mert lehetővé teszi, hogy megkérdezze a dolgozók véleményét, ami rengeteg adminisztrációs munkát takarít meg Önnek. Az Adminisztráció és az Időpontfoglalás szintén nagyon hasznos (programokra és orvosi vizsgálatokra való jelentkezéshez). A munkavállalók körében a legnépszerűbbek a havi kvízek (edukációs jelleggel, jutalommal), a fogadási játékok és a kollégák eredményeiről szóló hírek. A legmotiváltabbak az ajándékokkal és jutalmakkal járótevékenységek, de egy idő után a szórakozás és a versengés érzése is megjelenik. Nyáron az élményeken van a hangsúly, és a kommentelős, képküldős játékok is bekerülnek a repertoárba. "Az adminisztrációs funkcióban a tisztasággal, a buszokkal, a gépbiztonsággal és a biztonsági kultúrával kapcsolatos jelentési felületeket hoztunk létre. A tudásbázis a munkaügyi koordinációban és a munkáltatói tájékoztatásban segít". (Samsung Electronics Magyar Zrt.)
Az app leginkább kihasznált része a Hírek/Feed funkció. Egyszerűen, jól használható a felület, egyidejűleg mindenkihez ugyanazt az információt lehet eljuttatni, ráadásul képek, emojik, szövegstílusok használatával változatosan. „Nagyon kedvelik a kollégák azokat a tartalmakat, melyek róluk szólnak, amiből egymást, a többi részleget meg lehet ismerni, vagy a képgalériákat, amikben ők szerepelnek. A közösségek is népszerűek, mivel mindenki saját érdeklődése alapján tud választani a belépésről vagy akár saját közösséget létrehozni.” (ZNET Telekom Zrt.)
A legkedveltebb funkció az Elismerés és minden olyan akció, amellyel értékes pontokat lehet szerezni és a boltban beváltani, pl. hírek, értesítő, kvíz. (Mapei Kft.)
A legtöbbször használt funkciók: Hírek, Értesítések, E-learning (kötelező és szabadon választható), Adminisztráció, Elismerés és Webshop, Tudásbástár, Foglalás és Visszajelzés . A legnépszerűbbek a játékok (gamification) és az egyéni sikereket bemutató hírek, aktív a havi masszázsfoglalás, és rengetegen olvassák a termelési bónuszeredményeket is. A legtöbb megtekintést az olyan hírek érik el, amelyek szervesen kapcsolódnak a munkavállalók életéhez (új szabályok, új vezetők, új folyamatok). „Minden funkciót, amit használunk, nagyon szeretünk, és erőteljesen építünk rájuk a vállalati kommunikáció, képzés, betanítás, vállalati kultúra és megtartás területén épp úgy, mint a HR-folyamatok transzparens és hatékony megvalósításában.” (MFS Defense Zrt., Heiling-Koltai Beáta, kommunikációs és képzési szakértő)
Turbózd fel az új kommunikációs platformot sok-sok releváns és érdekes hírrel, képgalériával, videókkal! Számoljatok be az egyéni és csapatsikerekről, mutassátok be az új kollégákat, vezetőket! Tegyél elérhetővé minden olyan dokumentációt, amivel megkönnyítheted a munkahelyi mindennapokat. Adj teret a tanulásra, fejlődésre, rendszeres ismétlésekre az e-learning funkcióval. Szervezz kvízeket, nyereményjátékokat vagy használd ki a gamifikáció nagyszerű hatását a produktivitásra. Az új felület akkor tud igazán elterjedni, ha hasznos/informatív és érdekes/szórakoztató tartalmakat is találnak rajta a kollégák. Ha érzik, hogy megkönnyíti az adminisztrációt, vagy eddig távolinak hitt folyamatokról, emberekről, részlegekről stb. tudhatnak meg izgalmas részleteket – és persze, ha saját érintettségük, munkahelyi és közösségi szerepük is helyet kap itt.
Az új belső kommunikációs platform eredményessége pontosan nyomon követhető a statisztikákkal, mérésekkel, miközben a szervezet sajátosságai szerint eltérő területeken hozhat kiugróan pozitív fordulatokat. És ami lényeges: a fokozatosság. Bizonyos területek szinte azonnal fellendülnek, míg vannak hosszabb távon beérő előnyök.
A munkavédelmi gamifikációs játékoknak köszönhetően 63%-kal csökkent a munkabalesetek miatti kiesett munkaidő Amióta a kötelező e-learningek határidőn belüli elvégzéséért elismerési pontokat kapnak a munkavállalók, minimálisra csökkent azok száma, akikkel külön foglalkozni kell, hogy csinálják meg. A betanítás egységesítésével, digitális tananyag- és tudástár-támogatással nőtt a betanítás eredményessége, az önálló munkavégzés gyorsabban érhető el, és a próbaidő 3 hónapja alatt elérik azt a tudásszintet, hogy akár további belső fejlesztésre / feladatkör kibővítésére is alkalmasak. (MFS Defense Zrt., Heiling-Koltai Beáta, kommunikációs és képzési szakértő)
Az alkalmazás mint információs csatorna bekerült a köztudatba; az ötletek beérkeznek; az adminisztráció egyszerűsödött az adminisztrációs/foglalási funkciók használatával. „Ha valami történik a cégen belül, vagy van egy meeting, mondássá vált: tegyük ki a TeamZ-re / ne felejts el róla hírt készíteni.” (ZNET Telekom Zrt.)
A belső kommunikáció csak az appon keresztül történik. Egyértelműen javult a munkatársak elérési hányada, a munkatársak reakciója gyorsabb és hatékonyabb lett. (Mapei Kft.)
Mérhető a platformot használók száma: jelenleg, 2024-ben ez 95,7%. A tartalmak nézettsége 80% feletti. Rendszeresen megkeresik a chaten keresztül a kollégákat. A kapott üzeneteket 90% feletti aránnyal olvassák el, és 50% feletti aránnyal válaszolnak rá. A dolgozói reakciók is mérhetőek: az elvégzett felmérések szerint a munkavállalók 4/5-e elégedett az applikáció tartalmával, funkcióival és lehetőségeivel. (Samsung Electronics Magyar Zrt.)
Amire egy hagyományos plakátkampány vagy a kioszkokon vetített videó sajnos sosem lesz képes, az az applikációval kristálytisztán látszik: a pontos számadatok. Hogy hányan regisztráltak, hányan néznek meg egy adott kontentet vagy mennyi reakció érkezik stb. A statisztikák segítségével folyamatosan nyomon követheted, mely területeket érdemes kicsit jobban kidolgozni még, és melyikek hoznak instant sikert a munkavállalók körében. Persze mindezt ne csak a számadatokból halászd ki! Kérdezd meg közvetlenül a kollégákat, mit szeretnek a legjobban az új felületen, vagy épp mi hiányzik nekik. Adj teret arra, hogy az alkalmazás segítségével megvalósítsák ötleteiket – legyen az egy céges podcast, egy hobbi köré szerveződő közösség vagy bármi, amihez kedvük van. Az aktivizálásra és az elköteleződés növelésére ez egy prímán működő módszer.
Az app bevezetése és lehetőségeinek fokozatos kiaknázása összetett feladat, sok tanulsággal, sikerrel, pozitív eredménnyel jár. De szinte minden szervezetnél eljön a pont, amikor fel kell tenni a kérdést: hogyan lehet megőrizni ezt a lendületet, hogyan tartható fenn az érdeklődés, a munkavállalók aktivitása? A Blue Colibri Engagement Awards 2024-es győztesei megosztották a „siker titkát” is!
"Folyamatosan kísérletezünk és feszegetjük a saját és a munkatársaink határait.Mindig törekszünk a rendszeres, megbízható, hiteles információk megosztása mellett a közösségkovácsoló aktivitásokra, mint a kvíz, szavazás és élménybeszámolók.” (Mapei Kft.)
A munkával kapcsolatos tartalmak mellett szükség van soft, illetve nem szokványos tartalmakra is. Ez lehet nyereményjáték, vezetői videóüzenetek, podcastsorozat a kollégákról; az appnak és funkcióinak bemutatása, előnyeinek tudatosítása. Meg is lehet kérdezni a kollégákat, mit látnának szívesen a felületen, mi érdekli őket. Növeli az elköteleződést, ha be vannak vonva. (ZNET Telekom Zrt.)
A legfontosabb a folyamatos használat. Nem elég kampányszerűen kommunikálni. Folyamatosan kell híreket, visszatérő elégedettségméréseket megosztani, fenn kell tartani a létrehozott ügyintézési folyamatokat, növelni a fakultatívan választható e-learningek számát, újabb és újabb funkciót bevezetni. Mindezt stratégiai alapon létrehozott kommunikációs és képzési terv, illetve eseti aktualitások egybehangolásával kell megvalósítani. (MFS Defense Zrt., Heiling-Koltai Beáta, kommunikációs és képzési szakértő)
Már az app az első számú kommunikációs platform. A folyamatos motiváció és aktivitás fenntartása nehéz, de nem lehetetlen. Érdemes megtalálni és fokozottan használni azokat a funkciókat, amelyek az adott csapatot leginkább érdeklik. „Néha érdemes erőltetni egy-egy bejelentkezést, hogy lássák a többi tartalmat is. Például a heti menüt, a beosztást az appban látják elsőként. Az ösztönzők kiválasztását csakis ezen a platformon tesszük lehetővé. Ilyenkor felnéznek a platformra azok a kollégák is, akik egyébként kevesebbszer.” (Samsung Electronics Magyar Zrt.)
Hasznos–szórakoztató, kötelező–opcionális, információ–érdekesség, munka–hobbi... és még hosszan sorolhatnánk. A lényeg, hogy a belső kommunikációs platform akkor szolgálja ki legjobban az igényeket, ha kiegyensúlyozott a tartalmak/funkciók tekintetében. Itt nem csak munkaügyek és adminisztráció történik, hanem közösségépítés, bevonódás, elköteleződésnövelés. Folyamatosan monitorozd, hogy mire van szüksége a felhasználóknak, bővítsd fokozatosan a palettát. Használjátok ki a vállalat és a közösség egyediségét a tartalomgyártásban is – minden szervezetben rengeteg felfedezésre váró érték lapul.
A Blue Colibri alkalmazás új korszakot nyit a szervezeti életben és a belső kommunikációban. Ez egy tanulási folyamat, amelynek azonnali és hosszú távú előnyei vannak. Minden szervezet egyedi, különböző közösségi jellemzőkkel, ezért kísérletezzen új funkciókkal, vezessen be új ötleteket, és vonja be a munkatársakat a tartalom létrehozásába és tervezésébe. És természetesen merítsen inspirációt mások tapasztalataiból.
