Több helyszínen dolgozó, kék- és fehérgalléros munkatársak, raktáros, szemorvos, bolti vezető – igazi komplex kihívás a belső kommunikáció terén. Esettanulmányunkból kiderül, hogyan vitte sikerre partnerünk, a GrandVision új rendszerét, és vonta be eredményesen változatos helyeken és pozíciókban dolgozó kollégáit a céges belső kommunikációba.
A GrandVision az EssilorLuxottica cégcsoport magyarországi leányvállalata, amely a szemvizsgálat és a látáskorrekció területén tevékenykedik. A vállalat jelen van Csehországban és Szlovákiában is, összesen 3 országban tevékenykedik. A munkavállalók többsége nő, átlagéletkoruk 37 év körül van. Összesen 1150 embert foglalkoztatnak a központi irodában, a budapesti központi raktárban és az ország mintegy 150 üzletében. Ezek közül mintegy 90 fehérgalléros, 60 kékgalléros és 850 (pozíciótól függően vegyes) áruházi kolléga.
- Különböző helyszíneken dolgozó kollégák elérése, akik közül sokan nem rendelkeznek saját számítógéppel vagy e-mail címmel.
- A gyors és hatékony információáramlás szükségességének kezelése (tekintettel az intranetek, a Facebook, a hirdetőtáblák és a hírlevelek korlátozott lehetőségeire és hátrányaira).
- Célzott érzékeny információk (pl. fizetési összefoglaló) az egyéneknek, és egyéb tartalmak a célcsoportoknak és közösségeknek.
A GrandVision már rendelkezett meglévő kommunikációs csatornákkal, de olyan platformot kerestek, amelynek további előnye, hogy formális tartalmat tehet közzé. Az sem tetszett nekik, hogy a heti hírlevelüket létrehozták, mert nem gondolták, hogy az minden munkatársukhoz eljuthat, vagy hogy mindenki hozzáférhet hozzá. Ezenkívül szerették volna, ha bizonyos csoportok számára célzott tartalmat tesznek közzé.
"Az üzletben dolgozó kollégák hozzáférnek a megosztott e-mailekhez, de az operatív feladatok között nem feltétlenül van idejük leülni és átnézni. Az üzletvezető kollégákra kellett támaszkodnunk, hogy az áruházi értekezleteken mindenkinek átadják az információkat. Ez az egyén mélységétől és a helyzettől függ. A raktárban is személyes adatokra támaszkodtak" – magyarázta Rácz Viktória, a GrandVision képviseletében.
A fentiek kezelése érdekében a Blue Colibri Az alkalmazást 2019-ben indították el egy 50 fős tesztcsapattal. Időbe telt, amíg megtanulták, hogyan kell használni az alkalmazást, hogy a tesztcsapat tagjai magabiztosan kezelhessék és képviselhessék azt. Az egyéves tesztidőszak alatt a Blue Colibri csapat sok támogatást nyújtott, és az új GrandVision rendszer, a GrandApp, végül 2020-ban élőben indult.
A siker kulcsa az volt, hogy a menedzsment teljes mértékben az alkalmazás mögé állt. Érthető módon nem minden munkatárs üdvözölte ugyanúgy az alkalmazást. Ahhoz, hogy mindenki beszállhasson az új rendszerbe, és meg lehessen győződve arról, hogy működni fog, haza kellett vinni azt a pontot, hogy előre kell lépniük az eszközök és a technológia terén.
"A fordulópont az volt, hogy sokan teljesen túlmisztifikáltnak látták a rendszerhez való csatlakozást, de amikor megmutattuk nekik ezt a pillantást, ennyi, volt egy "aha!" élmény, és ekkor tört meg az ellenállás" – tette hozzá Rácz Viktória.
Az egyik legnagyobb előnye a Blue Colibri Az alkalmazás az, hogy testreszabható. Nem csak a színek, a háttérszínek vagy a megfogalmazás, hanem a jellemzők is (mi az, ami értékesebb a vállalat számára, mit nem használnak stb.). A rugalmasság és a mobilitás is fontos, azaz ami az első indításkor nem használható, az később aktiválható.
"Izgalmas volt látni, hogy az elmúlt években hány új fejlesztéssel bővült az alkalmazás, és nagyszerű látni, hogy amit 2019-ben fejlesztésként kértünk, valamint azokat a dolgokat, amelyek hiányoztak (pl. Dokumentumszűrés), mind elismerték és megoldották. Csak azt tudjuk javasolni, hogy dolgozzon a Blue Colibri, maga a platform és a mögötte álló csapat. Meghallgatják az ügyfelek igényeit, és képességeik és kapacitásuk legjobb képességei és kapacitása szerint reagálnak. A támogatás fél órán belül visszajut hozzád, ami igazán nagyszerű!" - fejtette ki Rácz Viktória.
- Fontos fordulópont volt a GrandVision számára, amikor néhány hónap múlva végre kikapcsolták az intranetet. Az áruházban dolgozó kollégák dokumentumai, valamint az új dokumentumok mind átkerültek a GrandApp-ba.
- A kiskereskedelmi kollégák megnyerése azt jelentette, hogy megnyerték a munkaerő többségét. Ezt követően elkerülhetetlenné vált az alkalmazás használata.
- A célzott tartalommegosztást megvalósították, és átlátható struktúrában mutatják be.
- Az alkalmazással különféle lebilincselő tevékenységek és mozgalmi kihívások indultak.
- Van játékosított oktatás is, amely szintén csak az alkalmazásból érhető el, és akár olyan célcsoportokat is elérhet (pl. szemvizsgálók), akik egyébként kevésbé valószínű, hogy használják a platformot.
Ma már mindenkinek van fiókja a GrandVisionnél, így az emberek döntik el, hogy leülnek-e a vállalati számítógép elé, és végiggörgetnek-e néhány hetes levelezést, amely közel sem olyan átlátható, mint az alkalmazás, vagy első kézből kapnak információkat.
A belső kommunikáció jobb lett, ami tükröződik a GrandVision éves elkötelezettségi mutatóiban (nemcsak a GrandApp miatt, hanem a platformot gyakran említik az alkalmazottak visszajelzéseiben). Az alkalmazás a közösséget is érintette, olyan dolgokkal, mint a mozgáskihívás, a játékosított oktatás és így tovább.
