Talán nem túlzás azt állítani, hogy a mesterséges intelligencia az internet és a közösségi média megjelenéséhez mérhető változást hozott a mindennapjainkba. Az AI-eszközök használata persze villámgyorsan elterjedt a munkahelyeken is: „Foglald össze ezt a jelentést röviden.” „Írj egy figyelemfelkeltő e-mailt arról, hogy jövő hét pénteken céges sportnap lesz.” „Keresd ki ebből a dokumentumból a szabadságok bejelentésének szabályait.” Tény, hogy sok időt és energiát megspórolhat az irodai dolgozóknak az AI, azonban mostanra a hátrányok is kirajzolódtak. Az egyik legkockázatosabb ezek közül, hogy elmosódhatnak a határok a megbízható, hivatalos vállalati információk, illetve az akár több lépésben, AI által generált összefoglalók, válaszok között.
Shadow AI-nak azt nevezzük, amikor a munkavállalók a vállalat által nem jóváhagyott, külső AI-eszközöket és -alkalmazásokat használnak. Leegyszerűsítve, ha így próbálnak hivatalos céges információkhoz jutni, belső folyamatokat érintő kérdéseikre választ kapni, vagy épp munkafolyamatokat teljesíteni.
A motiváció persze többnyire a hatékonyság: gyorsabban szeretne haladni a kolléga. Emiatt nyilvános chatbothoz fordul, és például megkéri az AI-t, hogy magyarázzon el egy szabályzatot. Gyakran bizonytalan, hogy mi alapján kap választ, mit másolt be az AI-nak forrásként a vállalati működéssel összefüggő kérdéséhez, illetve hogy mennyire megbízható az eredmény. Ha ráadásul később terjedni kezd az így megszerzett információ a munkatársak között, nagyon nehéz lesz utólag szétszálazni, hogy honnan is van, és mennyire hiteles.
A másik - súlyosabb - probléma az adatvédelmi kockázat, például olyan esetekben, amikor a munkavállaló szeretne egy 20 oldalas szerződést összefoglaltatni, így bemásolja egy AI-alkalmazásba. Ha valaki céges dokumentumokat tölt fel külső eszközökbe, az adatbiztonság komoly veszélybe kerülhet. A munkavállalói és ügyféladatoktól a még nem publikált döntéseken keresztül a szerződéses vagy pénzügyi részletekig rengeteg szenzitív adat juthat ki.
A fenti gondokra sok cég belső csevegőrobotokat vagy AI-asszisztens kialakításába kezd. Ez kézenfekvő megoldásnak tűnik, hiszen jó eséllyel nem nyúlnak bizonytalan hitelességű, külső eszközökhöz a kollégák, ha van saját belső AI. Ráadásul olyan, ami hozzáfér a HR-dokumentumokhoz, szabályokhoz, gyakori kérdésekhez, a kollégák pedig célirányosan kérdezhetnek. Azonban a chatbot csak annyira megbízható, mint az információ, amelyből dolgozik.
Ha például több dokumentum létezik egy adott témáról, vajon tudja az AI, melyik az aktuális? Mi történik, ha egy szabályzat még nem frissült, de már tájékoztatták a csapatokat a változásról?
A mesterséges intelligencia elfedheti ezeket a problémákat azzal, hogy mindig van válasza - a munkavállaló nem feltétlenül fog kételkedni az AI hitelességében akkor sem, ha más rémlik neki mondjuk egy e-mailből vagy szóbeli megbeszélésről. Emiatt nem szabad kizárólag a mesterséges intelligenciára támaszkodni, emberi kontrollal kell gondoskodni arról, hogy az AI aktuális, jóváhagyott és hivatalos vállalati forrásokból generáljon válaszokat.
Természetesen egy közösségi programról szóló hírhez nincs szükség olyan emberi ellenőrzésre, mint egy balesetvédelmi vagy HR-szabályzathoz. Előbbi alacsony kockázatú, míg egy munkajogi, adatvédelmi vagy munkavédelmi szabályzat magyarázata egészen más kategória.
Az AI önmagában nem oldja meg a vállalati információkezelés nehézségeit: a megbízható válaszokhoz rendezett, naprakész és hozzáférhető információs háttér kell. Sőt, minél több automatizált válasz jelenik meg a szervezetben, annál nagyobb érték, ha a kollégák pontosan tudják, hol találják a hiteles munkahelyi tudnivalókat.
A Blue Colibri egyetlen központi felületen teszi elérhetővé a jóváhagyott vállalati információkat, miközben minden tartalom célzottan az érintettekhez juttatható el. A jogosultságkezeléssel meghatározható, ki milyen információhoz férhet hozzá, a központi tudásbázis pedig csökkentheti annak esélyét, hogy elavult, párhuzamos információk terjedjenek el.
A Blue Colibri platformban könnyen visszakereshető a szervezet minden hivatalosan érvényesnek tekintett tájékoztatója, szabályzata. A munkatársak ide visszatérhetnek, ha összezavarodnak a sok AI-tól és a kollégától kapott, különböző válasz között.
