2023 egyik legnagyobb üzleti kihívása lépést tartani a digitalizációval és a szinte naponta megjelenő új megoldásokkal. Ugyanakkor ahhoz, hogy ezek az eszközök tényleg hozzájárulhassanak a vállalat fejlődéséhez, elengedhetetlen, hogy a munkavállalók is rendelkezzenek azokkal a digitális készségekkel, amelyek az eszközök használatához szükségesek. A jó hír az, hogy ezek a készségek vállalati szinten fejleszthetőek, akár már a bevezetés során is.
A rendszerünk bevezetése előtt rengetegszer szembesülünk a következő kérdésekkel:
Teljesen érthető, hogy miért merülnek fel újra és újra ezek a kérdések, hiszen nagyon is fontos, hogy hány felhasználóra számíthatunk egy, a Blue Colibri Apphoz hasonló platform bevezetése után (mi ezért is érkezünk rendszeresen friss partnersztorikkal, videókkal és letölthető esettanulmányokkal).
Nap mint nap jelennek meg cikkek a digitalizáció térnyeréséről és a legújabb digitális eszközökről, amelyek hatékonyabb működést ígérnek a vállalatunknak. Ha pedig nem használjuk ezeket a megoldásokat, joggal érezhetjük úgy, hogy lemaradunk versenytársainktól és idővel nemcsak piaci részesedésünket, hanem fennmaradásunkat is veszélyeztetjük.
Na jó, akkor vezessünk be digitális megoldásokat, de mi lesz a munkavállalókkal? Nem titok, hogy a digitalizáció nem egyszerű folyamat és számos plusz feladatot ró ránk. A hosszú távú megtérülés és a várt pozitív hatások elérése érdekében az egyik legfontosabb teendő kollégáink megfelelő támogatása, hogy minél könnyebben sajátíthassák el vagy fejleszthessék tovább a szükséges digitális készségeiket.
Cikkünkben összeszedtünk számodra 7 tippet, hogy mit érdemes ehhez beépíteni a vállalat folyamataiba.
Nincs szervezeti kultúra bevezetés vagy update vezetői példamutatás nélkül. Ezért érdemes nulladik lépésként először a felsővezetői körben meggyőzni az esetleges ellenállókat a digitalizáció fontosságáról – elvégre, ha olyan elvárásokat fogalmazunk meg a munkavállalók felé, amelyeket a vezetőség nem tud teljesíteni, az egész törekvésünk hitelét veszítheti –, a támogatókat pedig az ügy nagyköveteivé tenni, szintén a hitelesség jegyében.
Az MIT Sloan Management Review szerint a digitálisan kompetens felsővezetői csapatokkal rendelkező nagyvállalatok a bevétel növekedése és az értékelés alapján több mint 48%-kal jobb teljesítményt értek el, mint az ilyen csapatokkal nem rendelkező hasonló vállalatok.
A meggyőzés sosem egyszerű, de ha megtaláljuk, milyen problémával küzd a menedzsment nap mint nap, és erre milyen megoldást nyújt egy éppen bevezetés alatt álló / bevezetett eszköz, akkor máris könnyebb dolgunk lesz.
Ha pedig a felsővezetők egyszer már átálltak a digitális szemléletre, a hatás lefelé fog továbbgyűrűzni a munkavállalók irányába.
Első lépésként meg kell határozni, hogy pontosan mik azok az eszközök, amelyekre a vállalatnak szüksége van. Ezután, a kollégák fejlesztése mellett, az eszköz kiválasztásába bevont döntéshozóknak azt is mérlegelniük kell, mennyire felhasználóbarát a kiválasztott rendszer. Mielőtt hosszú távon elköteleznétek magatokat egy megoldás mellett, mindenképpen vizsgáljátok meg, hogy mennyire könnyen kezelhető és intuitív a kialakítása. Ha van rá lehetőség, kérjetek hozzáférést demo felülethez, és vonjatok be digitálisan minél diverzebb kollégákat a tesztcsapatba.
Előny, ha a kiválasztott eszköz vagy platform működésében és kialakításában emlékeztet olyan megoldásokra, amiket az alkalmazottak már eleve ismernek, például közösségi média appok hírfolyamaira és menü felépítéseire. Az is plusz pont, ha személyre tudjátok szabni az eszköz elrendezését, hogy minél jobban hasonlítson meglévő platformjaitok vagy épp a céges honlapotok külsejéhez, logikájához.
Az is szempont, ha egyetlen eszköz több problémára is megoldást kínál egyszerre, hiszen ez esetben kollégáidnak elég egyetlen új platform működését kitanulniuk. Így nem rögtön négy különböző új bevezetés zúdul a nyakukban, ami különösen a digitálisan kevésbé gyakorlott munkavállalók számára lehet elbátortalanító hatású, és jóval kisebb ellenállással kell megküzdenetek.
Egy új felület/eszköz bevezetésekor érdemes még nagyobb hangsúlyt fektetni az onboardingra. Készítsetek elő kellő mennyiségű, könnyen hozzáférhető anyagot, amelyeken keresztül a munkavállalók megismerhetik a rendszer pontos működését. Itt különösen fontos bemutatni, hogy miként fogja megkönnyíteni az eszköz a munkavállalók mindennapjait. A jó bevezetési kampány tehát nemcsak a használatról, hanem az abból fakadó előnyök hangsúlyozására is épül.
Amennyiben lehetőség van rá, használjatok infografikákat vagy akár videós tananyagokat , ezáltal sokkal könnyebben tudjátok átadni a felület kezelésével kapcsolatos információkat. Bár digitalizációról beszélünk, a nyomtatott segédletek – poszterek, handoutok – ezen a ponton nagyon jó szolgálatot tehetnek.
Az új belépők onboardingjának már mindenképp legyen része a digitalizáció (a legjobb folyamat kialakításához összeállítottunk egy letölthető checklistet is). Így egyrészt tisztán demonstrálhatjátok a vállalati elvárásokat, másrészt a munkavállalók már a legelső naptól kezdve megismerhetik, használhatják és megszokhatják azokat az új eszközöket, amelyeket egyébként is napi szinten szeretnétek alkalmazni.
Ahhoz, hogy a digitalizáció tartósan beépülhessen a vállalati kultúrába, elengedhetetlen a digitális szemléletmód kialakítása a cégen belül. Mit jelent ez? Azt, hogy egy adott problémára ösztönösen a digitális megoldást keressük, mert tisztában vagyunk azzal, hogy ez milyen előnyökkel jár a hagyományos lehetőségekkel szemben (például gyorsabb, gazdaságosabb, elérhetőbb, stb.). Ehhez egy vállalati kultúrában a legfontosabb a megfelelő képzések, valamint a tapasztalati tanulás biztosítása. A kultúra a mindennapi gyakorlatokkal formálódik, a mindennapi gyakorlatok pedig, ahogy azt a nulladik pontnál is említettük, a vezetőség viselkedésén keresztül alakulnak ki.
A vállalaton belüli átalakulás előmozdításához a legjobb szövetségeseid a már meglévő alkalmazottak közül kerülhetnek ki, akik jól ismerik a cég stratégiáját, céljait, erősségeit és gyengeségeit. Érdemes tehát őket bevonni először az új eszközök bevezetéséhez (például a tesztcsapatba), és olyan képzéseket biztosítani számukra, amelyek támogatják a digitális szemléletmód rögzülését.
Fontos, hogy munkavállalóink tisztában legyenek vele, hogy kihez tudnak fordulni, ha elakadnak az adott eszköz használatával. Legyen ez emailes úton vagy szóbeli support, de mindig kommunikáljuk, kit tudnak keresni egy-egy felülettel kapcsolatban ha kérdésük támad.
