Egy onboarding folyamat strukturáltsága meghatározó lehet abban, hogy a munkavállaló hogyan kezdi meg új munkahelyén a próbaidőt. Ha ezekben a napokban elveszettnek érzi magát, vagy nem tud sikeresen kapcsolódni a közösséghez, könnyen kiábrándulhat. De mi a helyzet azokkal a munkavállalókkal, akik nem először, csak nagyon hosszú kihagyás után érkeznek a vállalathoz?
A szülési szabadság, tartós betegség vagy karrierszünet után visszatérő kollégák újraintegrálási folyamatának (re-onboarding) megtervezése segíthet abban, hogy a kezdeti nehézségeken minél előbb túllendülhessen az „újra belépő”.
Sok élmény felgyűlik hónapok, évek alatt. A mindennapi munkával kapcsolatban, de közösségi programok során is. A visszatérő kolléga kívülállónak érezheti magát azért, mert kimaradt ezekből az élményekből. Nehezebb így kapcsolódni, izoláció és szorongás alakulhat ki – vagyis egyfajta érzelmi távolság.
A szakmai / információs távolság abból adódhat, hogy a visszatérő munkavállalónak fel kell vennie „a vállalati fonalat” is. Az újdonságok többnyire lépésről lépésre kerülnek be a munkafolyamatokba, van idő a tanulásra, gyakorlásra. Annak, aki lemaradt ezekről a lépésekről, egyszerre sok lehet az újdonság a munkában. Sőt, akár hosszabb idő elteltével is felbukkanhat még olyan protokoll vagy tudnivaló, ami a többieknek már természetes, csak neki újdonság – ez bizonytalansághoz vezethet.
Amiről nem tudunk, arra nem is nagyon merül fel, hogy rákérdezzünk. Ezért lényeges, hogy a visszatérő munkavállaló proaktív tájékoztatást, biztonságot, kapaszkodót kapjon a re-onboarding alatt.
A sikeres újrabeilleszkedés közös felelősség. A HR-nek és a vezetőségnek ki kell dolgoznia egy jól strukturált rendszert, amely magában foglalja a csapat és a visszatérő kolléga tájékoztatását is.
Időben be kell jelenteni, hogy ki és mikor tér vissza a csapatba. (A távolmaradás okát csak akkor osszuk meg, ha publikus!) Lehet, hogy a csapatba időközben többen is érkeztek, akik sosem dolgoztak még együtt a visszatérő munkavállalóval. Ilyenkor érdemes lehet kiemelni, felidézni a kolléga korábbi eredményeit, hogy azok is jobban megismerjék, mi mindent tett hozzá a csapat munkájához, akik még nem találkoztak vele. Ebben segíthetnek azok a kollégák, akik már dolgoztak együtt a most visszatérő csapattaggal.
A buddy vagy mentorprogramok mellett fontos ösztönözni a többieket a visszatérő kolléga empatikus, nyílt, támogató fogadtatására is.
Hosszú idő után magabiztosan újra munkába állni csak úgy lehet, ha kellően informált a munkavállaló a változásokkal kapcsolatban. Meg kell ismertetni vele az aktuális projekteket, vagy ha pl. történt változás a szervezetben – de az elvárások tisztázása sem maradhat el (szükség esetén tréningeket, felzárkóztató képzéseket kell nyújtani számára). Ebben pedig fontos a rugalmasság, hiszen a visszarázódáshoz hosszabb időre is szüksége lehet a kollégának.
Legyen egyértelmű az is, hogy a re-onboarding időszakában a munkavállaló kihez fordulhat a kérdéseivel, és a visszacsatolás se maradjon el: kérjünk visszajelzést arról, hogy halad a beilleszkedése.
Az okok és célok mellett persze az sem mindegy, milyen eszköztárunk van minderre. A digitális belső kommunikációs platform, amihez hozzáférhet a visszatérő kolléga (akár először, akár úgy, ha már korábban is volt ilyen digitális felület a vállalatnál), komfortos kapaszkodót nyújt. Itt a saját ritmusa szerint tájékozódhat, annyi ismétlés mellett, ami számára kényelmes. Körülnézhet a „múltban” (eredmények, újdonságok, galériák), könnyebben beleláthat a közösségi életbe is – tehát a formálisabb és informálisabb keretek is jobban megismerhetőek számára.
A Blue Colibri App onboarding – egyben re-onboarding – modulja segít, hogy egyéni, személyre szabott visszatérési útvonalak kialakításával a munkavállalókat egy jól strukturált, de rugalmas rendszer szerint támogassuk a visszailleszkedésben.
Áttekinthetik a kollégák a frissített céges információkat, változásokat, tájékozódhatnak a fontos vállalati hírekről: vagyis a teljes belső tudásbázist elérik, beleértve az oktatási anyagokat, szabályzatokat.
A szöveges anyagok mellett a vizuális formátumok, mint a videós tartalmak (munkatársak, rendszerek vagy projektek bemutatása), infografikák, képgalériák stb. könnyedebb, közvetlenebb kapcsolódásra adnak lehetőséget.
A belső gyakorlati változások összefoglalása épp olyan fontos lehet a hosszú idő után visszatérő munkavállaló számára, mint az, hogy empatikus közösség fogadja őt. A re-onboarding nagyszerű lehetőség arra, hogy ezt a közeget megteremtsük a kollégának. Ez alapozza meg azt a bizalmat és elköteleződést, amivel a visszatérővel együtt építhetjük tovább a vállalat jövőjét.
