Egyszer régen vállalatvezetők tömkelege tette le a voksát az intranet mellett, mint a belső kommunikáció egyetlen csatornája mellett. Mindaddig többé-kevésbé kiszolgálta a vállalati igényeket az intranetes platform, amíg be nem kerültek a képbe a mobil-/okostelefonok. Ennek már lassan 30 éve (az első hivatalosan okostelefonnak nevezhető modellt 1992-’94 körülre dotálják), azonban a vállalatok falain belül olyan, mintha egy év sem telt volna el.
Pedig a mai vállalatok többsége, ha nem akar lemaradni, jól teszi, ha átértékeli a céges kommunikációs gyakorlatait és csatornáit, és egy modernebb, a digitalizált világ megoldásaihoz jobban igazodó alternatíva után néz. Hogy miért? Mutatjuk!
Teljesen más jellemzi ma a munkaerőpiacot és a munkavégzési preferenciákat, mint a 2000-es évek elején. Sok egyéb tényező mellett a legnagyobb változás a munkahelyünket érinti. Míg régebben ritkaságnak számított a home office, vagy a távmunka lehetősége, ma már a dolgozók közel fele kihasználja ezeket a feltételeket, ha nem is a teljes munkaidejében, de legalább egy részében.
Mindezekből következik, hogy a magánélet és a munka közötti éles határok is elmosódni látszódnak, sokan viszik haza a munkát, részben fejben, részben pedig a laptopjukkal a hónuk alatt, vagy az okostelefonjukkal a zsebükben.
Ezeknek a munkavállalóknak elengedhetetlen a mindennapjaihoz a különféle kollaboratív eszközök használata, amelyek egyrészt a projektmenedzsmentet, másrészt a kommunikációt segítik. És eddig csak a tipikus „irodai” dolgozókat említettük. A munkaerőállomány jelentős hányadát a terepen dolgozó/fizikai dolgozók teszik ki. Ha azokat a munkavállalókat vesszük górcső alá, akik a szakmai pályafutásuk során szinte egyszer sem teszik be a lábukat az iroda épületébe, az intranet helyhez kötöttségéből fakadó alkalmatlanságához kétség sem fér.
Az intranet akkor használható, ha elérhető a munkavállalók számára. A bökkenő csak az, hogy az intranet hozzáférés általában az irodában való tartózkodáshoz kötött, pedig ma már nem csak ott történhet a munka (ld. előző pont!). Hogyan várható el az embereinktől, hogy képbe kerüljenek a vállalat történéseivel, ha egyszerűen lehetőségük sincs hozzáférni az intranethez otthonról, az utcáról vagy egy kávézóból?! Arról nem is beszélve, hogy az intranet belépéshez céges e-mail címre van szükség. A legtöbb vállalatnál pedig jelentős számban dolgoznak olyan munkavállalók, akiknek nem hogy céges gépe nincs, de még e-mail címe sem. Ezen a ponton érezhetjük, hogy valahol kilóg a lóláb az intranettel kapcsolatban.
Egy modernizált, mobilra optimalizált intranet-megoldással, mint a hazai fejlesztésű
Colibri App az információ elérhető bárhonnan, hozzáférhető bárki számára, és még számítógép sem szükséges hozzá,
hiszen egy okostelefon is tud ma már mindent, amit egyes számítógépek.
Minden terméket érdemes fejleszteni a visszajelzések, és az éles használat alatt mutatkozó észrevételek és elemzések alapján. Applikációk és szoftverek esetén még nagyobb jelentősége van a folyamatos utánkövetésnek és a megváltozott igényekhez való igazodáshoz. Egy egyszerű intranetes platformon általában az adminisztrátorok csak azt láthatják, hány dolgozóhoz jutott el adott dokumentum, azonban arról lövésük sincs, pontosan kikhez. Nem a specifikált információk megosztására és trendek elemzésére lettek tervezve ezen felületek.
Azon nem tudunk javítani, amit nem tudunk mérni.
A legtöbben érzik, hogy valami nem stimmel az intranettel, de sötétben tapogatóznak, ha a fejlesztési irányt igyekeznek megtalálni. Az intranetes felületek többségében nem lehet tudni, hogy eljut-e egyáltalán az információ azokhoz, akiknek szánjuk. Így pedig nehéz azt is mérni, hogy dolgozóink mennyire elkötelezettek. Az elköteleződés egy folyamatosan zajló folyamat. Egy kommunikációs és elköteleződést segítő platformnak együtt kell fejlődnie a szervezet igényeivel, és azokat kell kiszolgálnia.
Az emberek az olyan információt értékelik, amelyek személyes hangvételben íródtak és van aktualitásuk számukra. Ezáltal érezhetik magukat megszólítva és bevonva. Ennek megteremtéséhez nem elég egy mezei HR-es kolléga, hanem content management oldalról is támogatásra van szükség.
A tartalomkészítés mellett, a megosztás és a célzás legalább olyan nagy jelentőséggel bír.
A céges kommunikációnak egyénenként relevánsnak kell lennie, csak így érhető el az állomány maximális bevonása, valamint a megosztásánál jól kell tudni célozni, hogy azokat találja meg, akik számára az első feltétel teljesül.
Sajnos mindezek ismeretében kijelenthetjük, hogy az intranetes felületek felett eljárt az idő. Egy modern és mobilra optimalizált megoldással azonban az intranet összes hiányosságát kiküszöbölhetjük. Világos és érthető információkat juttathatunk célba, a bizalmas információkat pedig biztonságos módon tárolhatjuk. Ideje, hogy az elköteleződésre és az elégedettségre fókuszáljunk, a kommunikációt pedig ezek közvetlen eszközeként fogjuk fel!
