Kik tudnák hitelesebben képviselni a vállalati irányokat, mint a szervezet elsőszámú vezetői? A felsővezetés közvetlen üzenetei megkerülhetetlen kommunikációs eszközként szolgálnak, amik erősítik a frontvonalban dolgozó munkaerővel való kapcsolat és bizalom kiépülését.
Akkor mégis miért nem csináljuk (gyakrabban)?
A legnagyobb kihívást általában maguk a vezetők jelentik, akik időhiányra hivatkozva szeretnének kibújni a feladat alól, miközben azonban legtöbbször csak a helyzet idegensége vagy épp a technológiai lehetőségek ismeretének hiánya jelenti az akadályt.
Mindazonáltal a vezetők szerepe a szervezeti működés számos területén meghatározó tud lenni:
Így bármennyire nehéznek tűnik első pillantásra a meggyőzésük, érdemes extra erőfeszítéseket tenni az online és offline belső kommunikációba való bevonódásuk elősegítéséért.
Ha már elhatároztuk magunkat, hogy elindulunk ezen az úton, az első kihívás maga a vezetők hatékony elérése és meggyőzése lesz. Milyen eszközök lehetnek ebben segítségünkre?
1. Először is bizonyosodjunk meg arról, hogy az intranet használata egy átfogó belső kommunikációs stratégia részét képezi. Mikor, milyen rendszerességgel, miről, milyen formában kommunikálunk? Mely szervezeti egység(ek) felelősségébe tartozik a tartalommenedzsment?
2. A vezetőket már a bevezetés legelső pillanatában érdemes tájékoztatni, elkötelezni az új felület használata mellett. Dolgozzuk ki a kapcsolódó kommunikációs tervet akár közösen, akár előre, mindenképp biztosítsuk a vezetők támogatását a folyamat során. Egy szervezet életében ők igazi példaképek, véleményvezérek, így jelentősen meg tudják könnyíteni, de akár nehezíteni is az újdonság elfogadtatását a közösséggel.
3. Elkötelezésükre érdemes egy személyes találkozót szervezni, legyen ez akár dedikáltan a témának szentelt megbeszélés vagy egy vezetői meeting során kért pár perc figyelem. Itt mutassuk be a felületet, a tervezett bevezetési folyamatot és emeljük ki, nekik személyesen is miért éri meg a felület támogatása, a tartalomgyártásban való részvétel. Na de miért is?
4. A tartalmakról egy éves tervet is készíthetünk, melynek segítségével a vezetőknek is bemutatható, hogy várhatóan mikor, milyen szerepet és feladatot szánunk nekik. Ezáltal részvételük számukra is tervezhetővé válik és - még ha csak lélekben is, de - előre fel tudnak készülni az adott feladatra, témára.
5. A megfelelő kommunikációs forma kiválasztásakor persze mindenképp építsünk a vezetők személyiségére, képességeire, találjuk meg, hogy milyen helyzetek és témakörök állnak nekik legjobban. Gondolkodhatunk akár szöveges, írott formátumban fotókkal kiegészítve, egy személyesen tartott beszéd videós felvételének közzétételében, de akár egyéni videós beszámolókban is. És ne aggódjunk a vágáson, a mondandó túlzott begyakorlásán. A kollégák számára sokkal fontosabb, hogy őszinte, személyesen hozzájuk szóló tartalommal találkozzanak, amit éppen ezek a videók tudnak megfelelően közvetíteni.
A Blue Colibri Appot használó partnerek közül már többen is sikerrel alkalmazzák a vezetők bevonásával készülő tartalmakat. Nézzünk most két példát, hogy hozhatók közelebb egymáshoz vezetők és beosztottak:
A Praktiker PrakTEAM Appjának segítségével könnyedén áthidalta a távolságot a különböző szervezeti szintek között, ráadásul már a munkavállalói életút elején nagy hatással tud lenni a dolgozók elköteleződésére.
Az onboarding folyamat részeként kezdték el alkalmazni a “CEO köszöntő” videót, melyen keresztül a Covid-járvány idején belépő új kollégák is találkozhattak a felsővezetéssel, tőlük kaptak üdvözlést és hallhatták a vállalattal kapcsolatos legfontosabb információkat.
A kezdeményezés akkora sikert aratott, hogy a videós információ megosztást azóta is előszeretettel használják a szervezet életében. Minden fontos, széleskörű dolgozótábort érintő információt a vezetők videó formájában osztanak meg, így lehetőségük van az online térben is személyesebb hangvételt alkalmazni. Mondanunk sem kell, ezek a tartalmak mindig kiemelkedő eléréssel, a legmagasabb megtekintési számokkal rendelkeznek a megosztott tartalmak között.
A Trans-Sped logisztikai vállalat az app ügyintézés funkcióján keresztül valósította meg a “Hallasd a hangod!” programját, melynek segítségével a dolgozók kérdéseket tehetnek fel (akár anonim módon is) a vezetőknek.
Az ügyintéző kollégák ezeket rendszeresen összegyűjtik és továbbítják a vezetők számára, akik minden héten megválaszolják őket különböző formában (videó, szöveges leírás). A korábbi kérdések és válaszok is folyamatosan elérhetők, így a dolgozók mindig tájékozódhatnak a már korábban érintett témákban.
A kezdeményezés eredményeként kétirányú kommunikációt sikerült megvalósítani a dolgozók és felsővezetők között, mely mind a fizikai, mind a szellemi munkaerő számára elérhető. A program kiemelt előnye, hogy segítségével a kollégák mindig tájékozottak a szervezettel kapcsolatos témákban, nem terjednek a valóságtól távol álló információk és mindezzel a szervezeti kultúrát és összetartást is sikerült erősíteni.
Vedd kézbe a belső kommunikációt és győzd meg a vezetőket részvételükről! A megfelelő módszerek megtalálásával erősítheted a szervezeti kultúrát és új szintre emelheted a vezetők és beosztottak kapcsolatát. A munkavállalói elköteleződésre gyakorolt hatást pedig már ne is említsük…😉
