A belső kommunikáció elengedhetetlen minden vállalkozás, szervezet vagy intézmény sikeres működéséhez. Ez magába foglalja az egyének közötti információcserét a vállalaton belül, annak biztosítása érdekében, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon és ugyanazon célokért dolgozzon, ezzel is támogatva az elköteleződést, valamint a vállalati stratégiai célokat.
A mai világban a technológiai fejlődés minden eddiginél könnyebbé tette a kommunikációt a különböző részlegek között, akár a világ különböző pontjain tartózkodó munkatársakkal is. Valós idejű, hiteles, hasznos tartalmak juttathatók el kék- és fehérgallérosoknak egyaránt; fontos azonban, hogy tudjuk, kinek, mit és hogyan érdemes kommunikálni.
Tartalom alatt érthetünk bármilyen típusú, valaminek a közlésére használt információs vagy tájékoztatási célú anyagot, akár írásos dokumentumot, prezentációkat, e-maileket, videokonferenciákat, videós üzeneteket. A jó minőségű tartalom segíthet abban, hogy a csapatok szervezetten és a feladatokra összpontosítva dolgozzanak, miközben elősegíti a munkaterületek közötti együttműködést is.
Ahogyan Azurák Csaba, televíziós újságíró és kommunikációs szakértő mondta a Connect Magazin podcast-csatornáján, a vállalaton belüli kommunikációs tartalmak sem különböznek nagyon a mai modern médiatartalmaktól: kiemelt jellemzője, hogy hírértéke legyen.
“A legfontosabb, hogy szóljon rólunk és nekünk, azaz legyünk érintettek az üzenettel kapcsolatban, ami, lássuk be, egy munkahelyi közösség esetében könnyedén megoldható” – mondta Azurák Csaba.
A jó minőségű tartalom használata egy vállalaton belül számos előnnyel jár a szervezeti hatékonyság javulása és a komfortosabb munkavállalói kapcsolatok szempontjából. Például egy jól kidolgozott prezentáció vagy dokumentum használata lehetővé teszi, hogy minden érintett gyorsan és pontosan megértse a részleteket, zavar vagy félreértés nélkül.
Ezenkívül a kiváló minőségű, világos és tömör forrásokhoz való hozzáférés révén a különböző munkavállalói csoportok gyorsabban tudnak döntéseket hozni, ami összességében nagyobb hatékonyságot eredményez.
Végül pedig a jó tartalom segíthet jobb kapcsolatokat kialakítani a munkatársak, nemkülönben a vezetés és a beosztottak között, mivel egységes nyelvezetet biztosít a szervezeten belüli kommunikációhoz.
“Persze ma már ezen a területen jó, ha megfelelünk az “infotainment” elvárásainak is, azaz a munkavállalókra is nehezedő kommunikációs zajban érdemes kicsit könnyedebben és érthetőbben fogalmazni, hiszen manapság teljesen normális, ha nehezebb szövegeket vagy videós üzeneteket kevésbé kedvelünk” – javasolta a kommunikációs szakértő.
Az alkalmazottakkal rezonáló, kiváló minőségű tartalom létrehozása előzetes stratégiai tervezést igényel. Először is javasolt meghatározni a belső célcsoportot, mint pl.:
A célcsoportok szerint meg kell határozni a jellemző vagy fontos információkat, tartalmakat, mint pl.:
Milyen formátumot válasszunk? Ma már egyre több lehetőség, ötlet érhető el, mint pl.:
A mai médiában egyre többször használják az infografikákat, akár animációs formában, amely egy-egy nehezebben érthető információt tud hatékonyan támogatni és befogadhatóbbá tenni a munkavállalók számára.
A tartalomkészítés és időzítés során érdemes törekedni a következetességre, mivel ez segít a bizalom kialakításában, azaz ha a vezetői videóüzenet mindig hétfőn reggel érhető el, akkor ettől ne térjünk el.
És ha éppen nem történt érdemleges, azaz nyugalom van a vállalat körül, akkor azt is érdemes elmondani, ahogyan Barathi Tamás, a Blue Colibri App ügyvezetője egy podcastben elmondta: “Ha a gazdasági válság közepette minden rendben van, akkor azt is mondjuk el, mert gyors válaszokat adhatunk olyan kérdésekre, amelyek a munkavállalók részéről felmerülhetnek, és ezzel elejét vehetjük az információ nélküli állapotra reagáló pletykáknak”.
