En
Irdatlan mennyiségű e-mail kapunk és küldünk, mióta megjelent ez a digitális kommunikációs eszköz. A külső kommunikációhoz – különösen a B2B és B2C területen – kapcsolódó szerepe egyelőre nem annyira kérdőjelezhető meg. Ellenben a belső vállalati kommunikációban már inkább „elhasználódott”, különösen mióta elérhetőek más digitális, főként applikáció-alapú megoldások.
„Ez a nap is eljött, őszintén szólva már kicsit vártam is. Múlt hét csütörtökön borús reggelre ébredtem, és korán indultam Kapolcsra egy rendezvényre. A reggel 6-8 közötti időszak mindig kritikus, ekkor érkezik a hírlevelek 80%-a. Már épp Székesfehérvárnál jártam, amikor többször rezgett a telefonom, éreztem, hogy megtörténik. Persze nem nyúltam hozzá, meg eleve a navigációt néztem, de megállás után az első dolgom volt, hogy ellenőriztem. És megtörtént…” –írjaLinkedIn bejegyzésében Barathi Tamás, a Blue Colibri App alapítója, ügyvezetője annak apropóján, hogy elérte a negyvenezredik olvasatlan beérkező e-mailt.
Majd így folytatja: „Emlékszem a korábbi mérföldkövekre: 1000…, 5000…, 10 ezer. Egy-egy helyszín, egy érzés, esetleg egy kellemes emlék. Mindig próbáltam kordában tartani a növekedést, de esélytelen volt. Volt hogy egy hétig sikerült nem átlépni a 15 ezret, de aztán elengedtem…”.
Barathi Tamás valószínűleg nincs egyedül ezzel a csúcstartással, ugyanis mióta megjelent az elektronikus levelezés, hatványozottan növekszik a fiókokkal rendelkezők, valamint a küldött és kapott e-mailek száma.
Az első e-mailt még 1971-ben küldték el, és érkezett meg. Ray Tomlinson, a BBN-től küldte el az első üzenetet a hálózaton keresztül, és kezdeményezte a "@" jel használatát a felhasználó és a felhasználó gépe nevének megkülönböztetésére. A két gép egyébként egymás mellett volt – olvasható a Wikipedia bejegyzésében.
Az 1980-as és 1990-es években az e-mailek használata általánossá vált az üzleti életben, az állami-kormányzati, az egyetemi és a katonai szektorban. A webmail (az e-mail webes korszak formája) és az e-mail kliensek megjelenésével kezdődően az 1990-es évek közepétől az e-mail már szinte teljes mértékben elérhető volt, végül a 2000-es évekre elterjedt eszközévé vált a kapcsolattartásnak és az üzenetváltásnak. Fontos mérföldkő, hogy az okostelefonok népszerűségével, a kifejlesztett applikációkon keresztül a 2010-es évek elejétől az e-mailek valós idejű, azonnali elérése is valóság lett.
Érdekességképpen azért álljon itt, hogy II. Erzsébet királynő volt, aki 1976-ban küldte el első e-mailjét, zárt rendszeren keresztül, majd 1983-ban a Karlsruhei Műszaki Intézetben az első internetes e-mail is megérkezett. Bill Clinton, amerikai elnök pedig már 1994-ben e-mailben válaszolt meg egy kérdést a svéd miniszterelnöknek.
A Statista kutatása szerint a naponta elküldött e-mailek száma folyamatosan nő, a 2017-es 269 milliárd e-mailről 2025-re már több, mint 376 milliárd e-mailre számíthatunk. A méretarányosság szempontjából ez azt jelenti, hogy
Az e-mailt használók száma is növekszik: 2018-ról 2019-re 100 millióval nőtt az e-mail fiókok száma, amely így 2,8 milliárdra nőtt szerte a világon, míg 2025-re már azt jósolják, hogy több mint 4,5 milliárd e-mail felhasználó lesz a világon.
Napi elküldött és fogadott e-mailek száma világszerte 2017 és 2025 között (milliárdokban)
„Gyakran gondolkodom az e-mail életünkben és munkánkban betöltött szerepén” – folytatja bejegyzésében Barathi Tamás. „Szeretjük mi egyáltalán az e-maileket? Vagy egy szükséges rossz? Az tuti, hogy régen nem írtunk ennyi levelet kézzel és írógéppel, és volt jelentősége. Szívesen el is olvastuk. Ma már… Ha megnyitok egy e-mailt, és azt látom, hogy rengeteg bekezdése van, alig bírom magam rávenni, hogy elolvassam.
Vagy hányszor szerepelünk CC-ben, esetleg BCC-ben. Miért??? Nekem szól? Kell, hogy válaszoljak? Vagy valaki csak azt szerette volna mutatni, hogy más valakinek ír, jó ha tudok róla? De ha napi 300-400 ilyet kapok, akkor mikor tudnám ezt feldolgozni?
És attól nem kaptok agyvérzést, ha valaki chatként használja az e-mailt és egy-egy szót, vagy mondattöredéket ír be? Hát én igen... Ezt egyszerűbb, gyorsabb és átláthatóbb lenne bármelyik chat alkalmazásban megtenni”.
Korábbi cikkünkben írtuk arról, hogy egy kutatás szerint a felhasználók negyede arról számolt be, „gyakran” átugorja a munkáltatóktól kapott e-maileket, főként a 33 és 44 év közöttiek.
Ezzel együtt a szerző szerint egyelőre nem áldozott le az e-maileknek, ugyanis a válaszadók túlnyomó, 71%-a az e-mailt tartotta leginkább kedveltnek a nem sürgős és rutinszerű munkáltatói információk fogadásában.
További érdekesség, hogy a munkavállalók jellemzően legkevésbé az e-mailt részesítették előnyben, amikor felvételi vagy képzési információk fogadásáról volt szó; a válaszadók mindössze 4%-a tartotta az e-mailt a legjobb választásnak. A képzés és az onboarding folyamatok tekintetében az üzenetküldő alkalmazások (48%) és a konferenciahívások (26%) voltak a két legjobb választás az alkalmazottak körében. Ezek a csatornák magasabb szintű személyre szabást tesznek lehetővé, ideálisak oktatáshoz és elköteleződés erősítéséhez.
„Azt értem, hogy a külső kommunikáció hivatalos csatornájaként ez nem fog változni, de a belső kommunikációban ma már csak a belső szabályzatok miatt kényszerülünk rá leginkább. Ma az e-mail az egyik leglassabb kommunikációs folyamat és a leglassabb online formátum” – mereng a megoldásokon Barathi Tamás, és egy összehasonlítást is elvégez, egyfajta utalásként arra, hogy milyen területen és gyakorisággal érdemes megtartani az e-mailek használatát a belső vállalati kommunikációban.
„Kiküldjük e-mailen egy új szabályzatot, amelyhez írunk egy hosszabb bevezetőt (vagy semmit) és csatolunk egy dokumentumot.
Kérjük a munkatársakat, hogy ezt nyissák meg és olvassák el.
És azt gondoljuk, hogy mivel kiküldtük, innentől kezdve moshatjuk kezeinket, hiszen megtörtént a tájékoztatás van róla bizonyíték.
Ráadásul a kolléga ezt vagy letölti vagy nem, de ha letölti, akkor ott lesz egy merevlemezen, egy adott desktopon vagy épp telefonon.
Nehezen nyomon követhető, hogy ki olvasta el, és munkavállalói oldalról sem tudom nyomon követni, hogy épp melyik az aktuális, mert az biztos, hogy hiába szűrök rá az e-mailek között, ha mindig különböző tárggyal küldik…”
„A szabályzatot a kommunikációs platform strukturált dokumentumtárába töltöm fel. Generálok egy kiemelt tájékoztató hírt, melybe beágyazom lapozható pdf formátumban a szabályzatot.
Célzottan azoknak megy ki az info, akiket érint, és kapnak róla egy push értesítőt. Beteszek egy visszajelző gombot, amely megnyomásával a munkavállaló igazolja, hogy végig olvasta, sőt tudomásul vette a benne foglaltakat. Azt is beállíthatom, hogy csak az átlapozás után legyen aktív a gomb.
Rövid leírásban ismertetem a folyamatot a kollégákkal. A rendszerben látom, hogy kik azok, akik már ezt teljesítették.
Automatikus figyelmeztetéseket tudok beállítani, amelyek bizonyos időközönként megjelennek push üzenet formájában azoknak a usereknek, akik nem teljesítették a folyamatot.
A szabályzatokat a rendszerben strukturáltan és az érvényesség szerint meg tudom tekinteni.”
"Az új típusú kommunikációs platformokkal viszont már a munkavállalók 100%-hoz van esélyünk eljutni, ráadásul a saját telefonjukon keresztül, rendkívül egyszerű felhasználóbarát formákban” – magyarázza az ügyvezető, aki úgy látja, ez az eszköz különösen erős megoldás lehet non-desk munkavállalói környezetben, hiszen sok esetben „az e-mail be sem került a belső kommunikáció evolúciójába, mert hamarabb vezettek be a vállalatok valamilyen telepített kijelzős önkiszolgáló rendszert, sms szolgáltatást vagy kommunikációs platformot, esetleg használtak különösebb engedélyek nélkül Messenger vagy Viber csoportokat, minthogy email vállalati címet generáljanak mindenkinek”.
Tamas Barathi szerint
Ki kell forrnia, hogy milyen gyakorisággal és milyen esetekre használjuk. Én nagyon maximum egyfajta kiegészítő csatornaként tudok rá gondolni, és nagyon maximum összefoglaló jelleggel segítheti a többi platform működését”.
