A belső kommunikáció sikere nem abban mérhető, hogy hány hír megy ki, hanem hogy milyen eredményesen jutnak el a címzettekhez. Ha önmagában egy üzenet elküldése egyúttal garantálná is, hogy az információ maradéktalanul célba ér, a belső kommunikációs csapatok biztosan nagyon boldogok lennének.
Sok szervezet megtapasztalja azonban, hogy a dolgozók jelentős része egyszerűen nem is értesül a fontos hírekről. Ha csökken az elérés és a munkavállalói aktivitás, általában beazonosítható a háttérben néhány jellegzetes kommunikációs baki. Bemutatunk 4 tipikus belső kommunikációs hibát, és hogy hogyan lehet tudatosan megelőzni őket.
Kevés olyan vállalati belső üzenet van, ami egyszerre releváns például az irodai dolgozóknak és a váltott műszakban dolgozó fizikai munkavállalóknak. Jellemző kommunikációs hiba mindenkinek kiszórni az üzeneteket, akkor is, ha csak a munkavállalók egy szűkebb körét érinti az adott hír.
Ezzel több probléma is van, de a legfontosabb, hogy a munkavállalók hamar elkezdik figyelmen kívül hagyni az üzeneteket, ha főként olyanokat kapnak, amik nem nekik szólnak. Ha pedig egy dolgozó elkezdi mellőzni a munkahelyi kommunikációs csatornákat, az felér egy néma leiratkozással, és nehéz újra elnyerni a bizalmat. Emiatt aztán egy idő után már semmilyen hír nem ér célba. Ha passzivitásba fordul a munkavállaló, már a közvetlenül neki szóló hír sem fogja elérni. Lemaradhat szabályváltozásokról, biztonsági információkról, de a közösségi programokról sem értesül.
Ha olyan platformokat használunk a belső kommunikációra, amit a dolgozók nem, vagy csak nagyon ritkán néznek, borítékolható a kudarc. Amit a Teamsen közlünk az irodai dolgozókkal, nyilván nem jut el a szállítókhoz. Amit e-mailben küldünk ki, az a non-desk munkavállalókat nem fogja elérni. Ha így próbálunk kommunikálni, szinte biztos, hogy összekuszálódnak az üzenetek.
Egy egységes platform nélkül nem jut el a munkavállalókhoz az információ. Nem tudják, hol érdemes keresniük egy hírt – jó eséllyel magát a keresést is feladják egy idő után. A sok széttartó kommunikációs csatorna tehát lényegében olyan, mintha egy se lenne.
Információs zaj olyan helyzetekben alakul ki, amikor túlcsordul a mondanivaló, és gyakran nem is konzekvens csatornán érkeznek az üzenetek. Egy kis részlet a chatcsoportban, egy az intraneten, egy plakátra is kikerül valami, kiküldünk egy e-mailt pár új tudnivalóval, szóban is tájékoztatunk... ez túl sok kommunikáció, úl sok formában, túl sok csatornán.
Nem kell folyamatosan önteni az üzeneteket: strukturált, jól időzített és releváns tartalmak kellenek ahhoz, hogy a munkavállalók követni tudják (és akarják!) a tájékoztatásokat. Az információs leterhelés csökkenti a figyelmet, az elérést és a hatást is.
Zuhanórepülésbe kezd az aktivitás és az elköteleződés, pedig mindent a megfelelő csatornán, jól időzítve, jól célozva közöltünk. Mi lehet a baj? Amikor a belső kommunikáció kizárólag az információ közlésére fókuszál, az egy egyirányú tájékoztatás, semmi több. Nem csoda, ha a dolgozók kevésbé érzik magukat bevonva, vagy hogy számítana a véleményük. A visszajelzés lehetősége, sőt ösztönzése a modern vállalati kultúra egyik markáns jellemzője. Párbeszéd, kérdések, véleménycsere, reakció nélkül nem lehet erős munkahelyi közösséget és csapatot építeni. Lehet, hogy nem a dolgozók passzívak, csak nincs lehetőségük megszólalni.
A Blue Colibri digitális belső kommunikációs platform fő előnye, hogy mobilon, tableten, laptopon és asztali gépen egyaránt használható. Így egy rugalmas és egységes kommunikációs csatorna áll rendelkezésre, hogy, a munkavégzés helyétől függetlenül, közvetlenül elérjük a munkavállalókat.
A Blue Colibri Appban célzott értesítések küldhetők meghatározott csoportoknak, például csak az irodai dolgozóknak, minden éjszakai műszakosnak, vagy a felső és középvezetőknek. Ha a kollégák mindig számukra releváns üzeneteket kapnak, nem veszítjük el a figyelmüket sem.
A mindenki számára releváns információk viszont épp ilyen fontos, hogy egy helyen legyenek. A Blue Colibri Appban erre szolgál a News feed, amely egy egységes kommunikációs tér, ahol minden olyan hír, ami az egész állományt érintheti, bármikor elérhető és visszakereshető.
A Blue Colibri Appban használható közösségi funkciók informálisabb témákra, például hobbikra, egyéni történetek megosztására is lehetőséget adnak. Segítenek, hogy könnyebben összekovácsolódjanak a csapatok, és jobb legyen az általános munkahelyi hangulat.
És mivel a belső kommunikáció nem lehet ma már egyirányú, a Blue Colibri Appot kétirányú kommunikációs eszközök is színesítik. Szavazások, kérdőívek, pulse survey-k segítik a munkavállalók bevonását, de az egyszerűbb emojireakcióktól az ötletládákig sokféle módon megoszthatják az appban a véleményüket a kollégák.
A túl sok közlendő kontraproduktív. A nem releváns üzenetek gyengítik az érdeklődést. A töredezett csatornák és a visszajelzési lehetőségek hiánya pedig akár működésképtelenre is gyengítheti a belső kommunikációt. A megfelelő digitális platformmal és tudatos, célzott kommunikációval azonban ezek a hibák könnyedén elkerülhetőek.
