Az offboarding fontos állomás, de nem végállomás. Inkább egy nagyszerű lehetőség a munkáltatói márka építésére, esély, hogy értékes visszajelzéseket kapjunk, gyümölcsöző hosszú távú kapcsolatokat alapozzunk meg, és erősítsük a vállalati kultúrát. Mire érdemes fókuszálni az offboarding folyamatok kialakítása során? Összeszedtük!
Számos oka lehet annak, hogy egy munkatárs távozik a cégtől. Előfordul, hogy a munkáltató oldaláról nem találkoztak az elvárások az eredményekkel, de az új karrierlehetőségektől magánéleti változásokon át a nyugdíjazásig sokféle forgatókönyv létezik. Legyen szó bármilyen kiváltó indokról, ami biztos: nem mindegy, hogyan zajlik az offboarding.
Az offboarding azt a folyamatot takarja, ahogyan egy vállalat a munkavállaló távozását kezeli. Amiért igazán fontos az offbardingról beszélni, épp az, hogy még nem kap elég figyelmet. A cégek jellemzően szívesebben összpontosítják az erőforrásokat a toborzásra, megtartásra, mint a kolléga távozásának körülményeire. A szükséges minimumok teljesítése (kijelentkezési papírok, hozzáférések visszavonása, eszközök átadása stb.) mellett az exitinterjúk már terjedőben vannak, de egy igazán jól és célzottan strukturált offboarding ennél is többről szól.
A munkavállalói életciklusnak meghatározó része a lezárás, a vállalatról való leválás folyamata. Különösen mivel az életpálya- és karrierutak az utóbbi időszakban teljesen átalakultak. Ritkább az, hogy egy munkahelyen dolgozunk le évtizedeket a nyugdíjazásig. Gyakrabban váltunk munkahelyet, sőt pozíciót is. Az sem számít ma már ritkaságnak, hogy egy munkavállaló visszatér a céghez, vagy például projektalapon, esetleg tanácsadóként dolgozik be alkalmanként. Szóval már csak ezért sem mindegy, hogy búcsúzunk.
A hitelességet, vállalati kultúrát a maradó alkalmazottak felé is közvetíti a cég azzal, ahogy távozó munkavállalóival bánik. Látni azt, hogy elismeréssel, tisztelettel, az ismert értékek mentén köszönnek el egy munkatárstól, nagyon erős üzenet a többiek felé arról, hogy hol és kikkel is dolgoznak, mire számíthatnak.
A tudásátadást is befolyásolhatja, ha az offboarding félremegy. Szerencsés esetben jobb persze egy nagyobb mérföldkőnél zárni a közös munkát, de előfordul, hogy a távozónak a munkát/projektet/ügyfeleket át kell adnia az utódnak. A munkáltatónak elemi érdeke, hogy ezt a folyamatot támogassa az offboarding időszakában, akár új munkatárssal tölti be az elhagyott pozíciót, akár meglévővel. A maradó csapattagoknak ismernie kell az ütemezés részleteit, hogy ne nehezítse a munkájukat a változás.
Minden távozó munkavállaló viszi a cég hírét így vagy úgy. A negatív vélemények okozta károkat jellemzően jóval több pozitív véleménnyel lehet enyhíteni, de ezt nem érdemes a véletlenre bízni. Mindig lesznek kedvezőtlen vélemények, rossz tapasztalatok, de ha egy cég mindent elkövet azért, hogy az „utolsó benyomás” is barátságos, korrekt legyen, az nagyon sokat számít. Ebben proaktívnak kell lenni, és olyan offboarding folyamatrendszert kiépíteni, amely elősegíti ezt.
Az utolsó pozitív benyomás még a toborzási folyamatokban is előnyt jelenthet. Hiszen ha a vállalat kilépett kollégái elismerő véleményeket fogalmaznak meg egykori munkahelyükről, azzal a munkáltatói márkát erősítik. A releváns jelöltekért folyó versenyben ez egyáltalán nem mellékes szempont.
A visszajelzés a távozás okaitól és körülményeitől függetlenül nagyon fontos. Már az a tény, hogy egy kilépő alkalmazott véleménye is számít, jó üzenet a többieknek, ráadásul értékes információkat szolgáltat a szervezeti működésről is. Problémákra, fejlesztendő területekre mutathat rá, és megerősítheti az eredményes gyakorlatokat is.
A kilépőinterjúnak azonban csak úgy van értelme, ha meghatározott céllal, körültekintően kidolgozzuk a kérdéseket – ehhez szükség lehet harmadik fél bevonására is –, és jól is időzítjük. Néhány nappal a konkrét távozás előtt vagy után érdemes rá sort keríteni (és el kell fogadni, hogy nem minden kilépő lesz hajlandó részt venni benne). Ha online belső kommunikációs rendszerben kitölthető anyagot állítunk össze, rugalmasabbak a lehetőségek.
Az online kitölthető exitinterjúknál figyelembe kell venni azt is, hogy mennyi időt hajlandó egy távozó munkavállaló a feedbackkel eltölteni – szóval könnyen és észszerű időkeret alatt kitölthető kérdéssort állítsunk össze.
Nem egy darab pozitív vélemény begyűjtése a cél, hanem hasznos válaszokat szeretnénk kapni a távozás okairól, munkahelyi tapasztalatokról, élményekről stb. És talán mondani sem kell, de a válaszokkal aztán foglalkozni is kell. Fontos, hogy ha több exitinterjú után sem tűnnek használhatónak a válaszok, akkor lehet, hogy nem jók vagy relevánsak a kérdések. Az offboarding során begyűjtött súlytalan, semleges válaszok nem visznek előre, nem támogatják semmiben a HR-célokat.
Az offboarding folyamat részeként a kilépő munkatárs méltatása, elismerése, a barátságos, tiszteletteljes, szakmai érdemeket elismerő búcsú kiemelkedő kulturális értéke egy vállalatnak. Már volt szó erről korábban, de az ilyen gesztusokat bizony az aktuális munkavállalók is konstatálják. Nagyon pozitív szakmai és közösségi példát mutat, és a személyes kapcsolatokat is megerősíti.
Ez lehet egy vezetői köszönő- vagy búcsúlevél, egy kis összehívott meglepetéstalálkozó a munkahelyen, egy vacsora, egy búcsúbuli, egy jelképes ajándék stb. Az ilyen figyelmesség és elismerés mindenkinek jólesik, kicsit informálisabban is hangot adhatunk így annak, hogy az együtt töltött idő alatt megismertük, megszerettük a kollégát, és szakmai munkájával is maradandó nyomot hagyott a cégben.
A munkahelyeken is abszolút életképes, sőt hasznos az alumniprogramok gyakorlata. Számtalan előnnyel jár a személyes barátságoktól, szakmai tudásátadástól egészen a piaci hírnévig. És ne felejtsük az elköteleződésre, megtartásra gyakorolt hatását sem a jelenlegi munkavállalók körében.
Egy alumnihálózat, amely összeköti az egykori és jelenlegi alkalmazottakat, lehetőséget ad szorosabb, személyes kapcsolatok ápolására. Egy munkatárs (akár emberi, akár szakmai) pozitív hatása a kollégákra és az egész vállalatra akkor is nagy érték, ha már nem dolgozik a cégnél. Csapatösszetartó, közösségformáló ereje van, és nem mellesleg szuper eseményeket is szervezhet a vállalat az alumniprogram keretében.
Ha vannak már ötleteitek egy jól strukturált, hatékony offboarding folyamat kidolgozására, már csak egy platform kellene, ahol megvalósíthatjátok őket, próbáljátok ki a Blue Colibri Appot!
