Az HR automatizálás egy szoftver-alapú megközelítés arra, hogy a humán erőforrások terén ismétlődő és időigényes feladatokat automatizáljunk és egyszerűsítsünk. Ennek révén az HR osztályok időt és erőforrásokat takaríthatnak meg, lehetőséget adva arra, hogy hatékonyabban kezeljék az adminisztrációs feladatokat. A hatékonyságnövelés eredményeként a HR csapatok képesek növelni produktivitásukat és hozzáadott értéküket, hiszen az alapvető tevékenységek automatizálásával több energiát fordíthatnak komplexebb feladatokra, mint például stratégiai gondolkodás, alkalmazottak bevonása és megtartása, valamint döntéshozatal.
A HR osztályok és a munkavállalók kulcsszerepet játszanak a szervezetek működésében, függetlenül az iparágtól. Azonban sok HR adminisztráció feladat, mint például a jelenléti ív kezelés vagy a szabadságigénylések sok ismétlődő papírmunkát és adminisztrációt igényelnek.
Ezek a manuális feladatok rengeteg időt és energiát vesznek el, ami megakadályozza a HR-eseket abban, hogy szakértelmüket és speciális képességeiket a szervezet javára fordítsák. Az alacsony szintű készségeket igénylő tevékenységek automatizálása lehetővé teszi számukra, hogy hatékonyabban használják fel idejüket. Ebben a kontextusban lép életbe a HR automatizálási szoftver.
A modern automatizálási megoldások lehetővé teszik a HR alkalmazottak számára, hogy egyszerűsítsék a rutinfeladatokat, így felszabadul az idejük az emberi beavatkozást igénylő HR-folyamatok fejlesztésére, mint például az alkalmazottak bevonása és a teljesítményértékelési megbeszélések.
Az HR-automatizálás arról szól, hogy a ismétlődő és időigényes HR-feladatokat digitalizáljuk, ezzel kiküszöbölve vagy minimalizálva a manuális munka és az emberi beavatkozás szükségességét. A részben vagy teljesen automatizálható HR menedzsment feladatok a következő tevékenységekre összpontosítanak:
- Napi HR-adminisztráció, beleértve a papírmunka és űrlapok, kérések kezelését.
- Bérszámfejtés, beleértve a kifizetéseket, bérkiigazításokat és minden egyéb kapcsolódó feladatot.
- A juttatások adminisztrációja és kezelése, például a munkavállalók számára rendelkezésre álló eszközök kezelése.
- Emlékeztető e-mailek küldése, például értesítések és emlékeztetők küldése az alkalmazottaknak.
- Új alkalmazottak toborzása, beleértve a jelöltek keresését és az önéletrajzok átvizsgálását.
- Jelöltek belső toborzása, beleértve az ajánlási programokat és az előléptetéseket.
- Új alkalmazottak felvétele, az informatikai erőforrásokhoz való hozzáférés beállítása és az orientációs képzés lebonyolítása.
- Az alkalmazottak kilépésének kezelése, az informatikai hozzáférés megszüntetése és a kilépési interjúk ütemezése.
- A képzés nyomon követése, például az alkalmazottak képzésének folyamatos nyomon követése.
- Jelenléti ívek kezelése és a ledolgozott órák, betegszabadságok és szabadságok nyomon követése.
- Szerződések, valamint titoktartási megállapodások létrehozása és kezelése.
- A munkavállalói nyilvántartások összeállítása és karbantartása.
- A jogszabályi megfelelés biztosítása, beleértve az éves biztonsági képzést és a megfelelési irányelvek alkalmazását az alkalmazottakra.
- A munkaköri besorolások és szervezeti struktúrák kezelése.
Az HR adminisztráció automatizálása nemcsak növeli a hatékonyságot és a termelékenységet, hanem segíti a vállalatokat abban is, hogy megfeleljenek számos munkajogi és iparág-specifikus szabályozásnak.
Munkajogi szabályozások és előírások
Ezek az eszközök alkalmasak arra, hogy automatizálják az éves értesítések kiosztását, feldolgozzák a szabadság igényléseket, emlékeztetőket küldjenek a lejáró hitelesítési adatokról, és biztonságosan kezeljék az alkalmazottak adatait.
Munkahelyi biztonság
A háttérellenőrzésektől kezdve az környezetbiztonsági oktatásokig a HR automatizálási rendszerek hozzájárulnak ahhoz, hogy az ismétlődő folyamatok zökkenőmentesen menjenek végbe.
Bérek és juttatások
A technológia lehetővé teszi a juttatások kezelésének automatizálását, valamint a minimálbér és túlóradíj előírásainak betartását.
A HR szoftverek egyszerűsítik az olyan tevékenységeket, mint például a megfelelőségi auditok, és általánosságban hozzájárulnak a vállalat számára az alkalmazottak biztonsági, adatvédelmi, egészségügyi vagy más, adott iparágra vagy országra vonatkozó előírásainak betartásához.
Az HR-feladatok automatizálása időt takaríthat meg azáltal, hogy felszabadítja a szakembereket a szervezet számára értékesebb vagy összetettebb feladatok elvégzésére. Ezenkívül javíthatja hatékonyságukat, csökkentheti az emberi hibák lehetőségét, és erősítheti a szervezet szabályozási megfelelőségét.
Kevesebb hulladék
Az automatizációra való áttérés lehetővé teszi a HR osztályok számára, hogy csökkentsék a papírmunka mennyiségét, ezzel csökkentve az anyagköltségeket és a manuális munkafolyamatokat.
Adatvezérelt döntéshozatal
Az automatizációs szoftverek összegyűjthetik és nyomon követhetik a HR-számára releváns adatokat a szervezeten belül, lehetővé téve a döntéshozóknak, hogy elemzéseket végezzenek a meglévő folyamatokról, értékeljék hatékonyságukat és meghatározzák, milyen változtatásokra van szükség a folyamatok optimalizálásához és a szervezet számára.
Legjobb gyakorlatok kialakítása
A vezetés kihasználhatja az automatizációs szoftverekből származó adatokat jelentések készítésére, teljesítmény mérésére, alkalmazottak tapasztalatainak elemzésére, és olyan mintákat találhat az adatokban, amelyek lehetőségekre vagy kockázatokra utalhatnak. Ezek az információk felhasználhatók irányelvek és legjobb gyakorlatok kidolgozásához.
Átláthatóság és következetesség
Az automatizáció segíthet javítani az átláthatóságot és az elszámoltathatóságot a HR-osztályon belül. A több telephellyel rendelkező vállalkozások számára az automatizáció következetes HR-gyakorlatokat hozhat létre, és biztosítja, hogy ezeket a gyakorlatokat egyenlően alkalmazzák az egész szervezetben.
Javított munkavállalói élmény
Az automatizáció lehetővé teszi az önkiszolgálást. Az alkalmazottak bejelentkezhetnek egy önkiszolgáló portálra, ahol könnyedén módosíthatják juttatásaikat, költségelszámolást nyújthatnak be, szabadságot kérhetnek vagy új képzésekre jelentkezhetnek be. Azáltal, hogy lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy saját maguk kezeljék foglalkoztatásuk ezen aspektusait, ahelyett, hogy a HR-es személyzetre vagy összetett HR-folyamatokra kellene hagyatkozniuk (e-mail küldése, űrlap kitöltése stb.)
Alacsonyabb fluktuáció
Az emelkedett munkavállalói élmények közvetlen kapcsolatban állnak a munkahelyi elégedettséggel, és elősegítik egy olyan környezet kialakulását, ahol az alkalmazottak felhatalmazva érzik magukat a legjobb teljesítmény nyújtására. Azok az alkalmazottak, akik támogatást és elismerést kapnak, kevésbé valószínű, hogy kilépnek a cégtől.
Megnövekedett termelékenység
Az egyszerű, ám időigényes folyamatok automatizálásával a HR osztályok több figyelmet fordíthatnak az összetettebb feladatokra. Például szorosan együtt működhetnek a felső vezetőséggel az alkalmazottak bevonási stratégiáinak kifejlesztésében vagy új képzési és fejlesztési programok kidolgozásában. Ezenkívül az alkalmazottak kevesebb időt töltenek a HR-folyamatokkal, mint például szabadságkérésekkel vagy juttatások kiválasztásával, és nagyobb hangsúlyt fektethetnek a feladatokra.
