Néhány évtizede hatalmas összegeket költöttek a cégek intranetfejlesztésre. A munka világa és a technológia viszont gyökeresen megváltozott, így mára ezek a rendszerek jórészt elavultak. Az életben tartásuk, fejlesztgetésük lassú és költséges, miközben még így sem felelnek meg a kor elvárásainak. Saját belső vállalati rendszerre szükség van, de jóval több ez már, mint „közös tárhely”. A munkavállalók elérése, az együttműködés, az adminisztráció könnyítése – különösen a hibrid munkavégzés korában – kulcsfontosságú. A dinamikus, többirányú kommunikáció igénye és a munkahelyi hatékonyság mellett kiemelkedik egy terület, ami a hagyományos intranetek kialakításakor nem volt még ennyire fókuszban: a munkavállalói élmény.
k fejlesztése során: a munkavállalói élmény.
A régi intranetek jelentős része elavult információk tömegeit tárolja. A munkavállalók gyakran hiába kutakodnak, nehezen veszik hasznát egy ilyen belső rendszernek. Önmagában az, hogy „ott van valahol, találd meg”, nem motiválja a használatát. Körülményes és sok időt felemészt. A digitális átalakulás több annál, hogy dokumentumokat tárolunk vagy keresünk meg egy közös platformon. A címtárak, vezetői közlemények, vállalati hírek szintén egy statikusabb formában kerültek a régi típusú intranetekbe.
Az irodai munkákhoz gyakran tucatnyi szoftvert használnak párhuzamosan a munkavállalók a projektmenedzsmenttől az üzenetküldő és dokumentumszerkesztő programokig. Ezeknek az integrálását egy régebbi kialakítású rendszer nem tudja elvégezni, így marad a sokcsatornás munkavégzés. A kékgalléros munkavállalók és az intranet hasznossága egy nagyon rövid és kevés pozitív eredményt hozó történet. Az intranetek ugyanis jellemzően az irodai, számítógépes munka és az adminisztráció terepén tudtak javítani a hatékonyságon. A fizikai dolgozókat érdemben elérni azokkal nem lehet.
A vezetői tájékoztatók feltöltése az intranetbe segített azon, hogy ne a plakátokat keresgéljék a kollégák a munkahelyen, vagy elmesélésekből halljanak az új vállalati hírekről. Ez a típusú munkahelyi kommunikáció azonban nem elégséges már, az egyirányú információáramlás elavult és hatástalan. A munkavállalók sikeres bevonására teljesen alkalmatlan egy ilyen rendszer.
A vállalati old school intranetek kialakításakor a funkció többnyire mindent vitt, a felhasználói élmény kevésbé volt kidomborítva. A dizájn és a felépítés általában a közösségi médiát könnyedén, intuitívan használó munkavállalók igényeinek már nem igazán felel meg. Sőt, kifejezetten erőforrás- és időigényes betanítani az intranet használatát az új kollégáknak. Teljes átalakításuk azonban ugyancsak nagyon drága és lassú lenne.
A hagyományos intranet leváltása egy modern digitális platformmal óriási változásokat hoz. Ezek közül az egyik legfontosabb, hogy lehetőség nyílik a kétirányú kommunikációra. Azzal, ha a platformot a mobiltelefonjukról elérik az alkalmazottak, rengeteg fal leomlik. A munkavállalók időtől, helytől függetlenül, közvetlenül hozzáférnek a rendszerhez, reagálhatnak, kérdezhetnek. És már nem csak azok, akik számítógép előtt dolgoznak, hanem a fizikai munkavállalók is. Ezzel javulhat nemcsak a munkavállalói aktivitás, de az elköteleződés is. A digitális transzformációval a munkahelyek már nem csak tárhelyként használják a rendszerüket, hanem komplex belső kommunikációs felületként. Aktuális híreket oszthatnak meg, szakmai anyagokat tehetnek elérhetővé, szórakoztató, közösségépítést és bevonódást elősegítő tartalmakat oszthatnak meg stb.
A csapatmunka, különösen a távoli munkavégzés miatt, ma már elképzelhetetlen valós idejű elérés nélkül. Ha egy felületen elérhetőek a munkához szükséges anyagok, lehetőség van azonnali üzenetküldésre, projektmenedzsmentre, adminisztrációs teendők elvégzésére távolról is, azzal rengeteg logisztikai problémától megszabadul a csapat. Mivel egy ilyen rendszerben nagyon jól szegmentálhatóak az üzenetek, célzottabban lehet információkat eljuttatni adott csoportokhoz. Megtörténik az a fontos irányváltás, hogy nem a munkavállaló keresgéli az információt, hanem a neki célzott üzenet közvetlenül érkezik hozzá.
A vállalat egyedi arculatának megjelenítése a digitális platformon nem pusztán dizájn kérdése. Elősegíti, hogy a munkavállalók jobban kapcsolódjanak a közös rendszerhez. Nem egy újabb szoftverként/felületként tekinthetnek rá, hanem olyan közös alapfelületként, ami az adott cég minden fontos ügyében a társuk. A régi intranetekkel szemben ma már a felhasználói élmény is prioritás. A modern digitális platformokat szívesen használják a munkavállalók, mert a felületük felhasználóbarát és intuitív. Nincs szükség extra képzésekre a használatához.
A hatékonyabb kommunikáció, a valós idejű elérés, a tájékozódás az aktualitásokról már a pre- és onboarding időszakától kezdve intenzívebben vonja be a munkavállalót. A saját digitális platformon galériákat, videókat lehet közzétenni vállalati eseményekről, hobbicsoportok alakulhatnak, kihívásokkal, kvízekkel, játékokkal színesíthető a munkahelyi közösségi élet. Jobban megismerik egymást és feletteseiket is a munkavállalók, erősebb lesz a csoporthoz való tartozás érzése, ami nagyon kedvezően hat a munkavállalói jóllétre és elköteleződésre.
Az újfajta, modern intranetként használt belső kommunikációs platformok a képzések területén is látványos változást hozhatnak. Az e-learning opciókkal és a rugalmas eléréssel mindenki a saját tempójában tanulhat, ismételhet, fejlődhet. Az oktatásokba sokkal több gyakorlást, játékos módszert lehet beépíteni.
Korábban csak remélhette a munkáltató, hogy a fontos információk célba érnek az alkalmazottaknál. A digitális kommunikációs felületek ebben is korszakokat ugranak át, és közvetlen adatokat szolgáltatnak arról, hányan láttak egy-egy bejegyzést, letöltötték-e a szükséges anyagokat, ki hogy halad a betanulással az onboardingban stb. A nyomon követhetőség mellett az aktivitásról is sok értékes adat kinyerhető: kiderül, melyek a legnépszerűbb tartalmak, milyen típusú hírek érdeklik legjobban a munkavállalókat, mivel aktivizálhatóak leginkább. Az emoji reakcióktól a szöveges visszajelzéseken át a kérdőívekig számtalan mód van arra, hogy jobban megismerje a cég a munkavállalók igényeit, véleményét.
