.png)
„A kolléganő, aki ezzel foglalkozik, szabadságon van.”
„Ilyenkor nálunk a fű se nő.”
„Az ügyvezető nem elérhető, csak szeptemberben tudjuk aláíratni vele.”
A küldés után azonnal pattannak vissza az autoreply e-mailek. Ismerős mondatok és helyzetek. A nyári hónapok a legtöbb munkahelyen nem is hasonlítanak az év összes többi időszakához.
A szervezetek működése lelassul nyáron, de a HR-folyamatok nem állnak le – sőt gyakran még magasabb fordulatszámra kapcsolnak. A szabadságok adminisztrálása folyamatos, záporoznak a kérdések a helyettesítésekről, miközben adatmódosítások, igazolások, ad hoc tájékoztatások tömkelegét kell levezényelni a legforróbb hónapokban.
Ha valaki egy csetcsoportba írja be, hogy mikor menne szabadságra, mások e-mailt küldenek, aztán telefonos visszajelzésre várnak, közben pedig egy aláírt papírt próbálunk eljuttatni egy kollégához, a HR-ügyintézés pillanatok alatt átláthatatlanná válik.
Ki mikor menne szabira? Ki hagyta jóvá? Hol tart az igénylés? A párhuzamos csatornákon zajló belső kommunikációba szinte kódolva van, hogy a nyári szabadságolások kezelésébe hiba csúszik.
Érdemes a szabadságigényléseket és -jóváhagyásokat egy egységes digitális folyamattá alakítani – így valós időben követhető a kérelmek és a jóváhagyás státusza.
„Nyáron volt az esküvőm, már más nevet használok hivatalosan.”
„Szükségem lenne egy munkáltatói igazolásra a hitelfelvételhez.”
„Megváltozott a lakcímem.”
„Kérdésem van a bérpapírommal kapcsolatban.”
A nyári hónapok alatt is befutnak olyan mindennapos igények a HR-hez, amelyeket ebben az időszakban kicsit nehezebb lehet gördülékenyen megoldani. A HR-csapat egy része is szabadságra megy, hosszabb lehet a feldolgozási, válaszadási idő, vagy nem egyértelmű, kinek kellene foglalkoznia az üggyel.
Ha a munkavállalók ticketing vagy digitális ügyintézési rendszerben küldhetik el kéréseiket a HR-nek, a legsűrűbb időszakokban sem kallódik el egyetlen igénylés sem.
Minden HR-es jól ismeri azokat a helyzeteket, amikor egy munkavállaló valójában csak „útbaigazítást kér”, mert nem tudja, hol talál meg egy dokumentumot vagy információt. Ilyenkor újra és újra el kell küldeni ugyanazt a szabályzatot, egy kitöltendő formanyomtatványt vagy belső tájékoztatót külön-külön minden kollégának, aki kéri. Ez a HR nyári leterheltsége alatt rengeteg időt felemészthet.
Egy könnyen kereshető digitális dokumentumtárral a munkavállalók gyorsan és önállóan megtalálják, amire szükségük van – így nem kell plusz e-mail-köröket futni a HR-rel.
Az e-mailes kommunikáció hiányosságai és buktatói a nyári időszakban tökéletesen kirajzolódnak. Sokan vannak távol, megváltozik a munkarend a helyettesítések miatt, és eleve kevesebben olvassák rendszeresen az e-maileket. Ilyen körülmények között könnyen elvesznek fontos információk és belső hírek, de még a határidők betartása is nehezebb.
Egy közös digitális felület lehetőséget ad a célzott kommunikációra. Így mindenkit közvetlenül tájékoztathatunk a nyári hónapok alatt is arról (és csak arról), amiről neki személyesen feltétlenül tudnia kell. Aki pedig további belső hírekre is kíváncsi, a közös hírfolyamban tájékozódhat.
Még ha hatékony is lenne a HR-adminisztrációban a nyári e-mail-dömping, akkor is ott maradna a probléma: rengeteg munkavállalót egyáltalán nem lehet így elérni. Pedig a nem irodai dolgozóknak(gyártás, logisztika, vendéglátás stb.) is szükségük van dokumentumokra és HR-ügyintézésre. És persze őket is ugyanúgy kell tudni tájékoztatni az újdonságokról, mint azokat, akik számítógép előtt ülnek.
A mobilos elérés a vállalati belső kommunikációban ma már alapfeltétel, hogy a nem irodai dolgozókat is maradéktalanul elérjük, és ők is bármikor információhoz jussanak.
Júniustól szeptemberig sem kell mindig új módszereket bevetni, hogy sikeresen működhessen a HR-admin.
• A Blue Colibri egy olyan digitális felületet biztosít, amelyet munkakörtől és a munkavégzés helyétől függetlenül minden munkavállaló a mobiljáról elér.
• A szabadságokat így a dolgozók online igényelhetik, majd közvetlenül végigkövethetik a jóváhagyási folyamatot.
• A nyári HR-ügyintézés a papírok és e-mailek követhetetlen küldözgetése helyett egyetlen rendezett digitális platformra költözhet.
• A Blue Colibri dokumentumtárban mindenki könnyedén megtalálja a szükséges szabályzatokat, űrlapokat, tájékoztatókat, és egyszerűen követheti a ticketing folyamatokat a HR és a kollégák is.
• A munkavállalók a Blue Colibri News Feed felületén gyorsabban megtalálják a számukra releváns információkat és az általános belső híreket egyaránt.
A nyári hónapok megmutatják, mennyire stabilak a HR-folyamatok. Ha túlságosan e-mailekre, telefonokra és papíralapú ügyintézésre támaszkodunk, a szabadságolási időszak alatt gyorsan kaotikussá válhatnak a HR mindennapjai. A digitális HR-adminisztrációval átláthatóbban, gyorsabban intézhetők a napi feladatok, és a munkavállalók is segítség nélkül, könnyedén megtalálják a rendszerben, amire szükségük van.
