.png)
„Tudtok valamit a belső égésű motorokról? Mindent! Meg tudtok javítani egy belső égésű motort? Nem.” Az Agymenők című sorozatban rengeteg poén forrása volt az elméleti és gyakorlati tudás közötti különbség. Ha még eggyel tovább megyünk, mindenki könnyen a saját szakmájára ismerhet: hiszen az elméleti és gyakorlati tudás mellett van még az a bizonyos plusz tapasztalat is, ami abból adódik, hogy minden rendszerben vannak változók. Ezerféle munkahelyi helyzetbe kerülhetünk, anomáliák adódhatnak különböző gépek működésében, ügyfelekkel, partnerekkel kommunikációs problémákat kell megoldani stb. – és ezekről gyakran nincsen, nem is lehet hivatalos iránymutatás.
A frontline kollégák értékes szervezeti és gyakorlati tudás birtokosai. Legyen szó egy hiba elhárításáról vagy egy váratlan helyzetben működő megoldásról, az ilyen jellegű információknak ott lenne a helye a közös tudástárban . Erre a legtöbb vállalat akkor jön rá, amikor egy kolléga távozik a cégtől, pl. munkahelyet vált, szülési szabadságra vagy nyugdíjba megy. Nézzük, hogyan lehet még idejében ezt a személyes tapasztalatot a többiek számára is hozzáférhető tudássá alakítani.
Mindenki látott már olyan járdákat parkokban, épületek között, ahol a merőleges utakat egy átlósan kitaposott ösvény rövidíti le. Ez az ösztönös és természetes emberi viselkedésnek egy jó példája, ráadásul veszélytelen. Az ilyen utakat van, hogy idővel épp a sokak által preferált útvonal szerint újítják fel.
Épp ilyen a helyzet a munkahelyeken is. Az, hogy hogyan kellene működnie – elméletben – egy folyamatnak, természetesen rögzíthető. A szabályzatok és kézikönyvek ezt a standard működést mutatják be. A valós munkavégzés során azonban felmerülnek váratlan helyzetek, tipikus hibákat ismerhetnek fel a kollégák, vagy kiderülhet, hogy vannak hatékonyabb megoldások.
Az „én így szoktam” és az „így mindenkinek hatékonyabb lenne” között sokszor űr tátong. A munkavállalónak vagy nincs annyi önbizalma, hogy tudását megossza, vagy tisztában sincs azzal, mennyire hasznos lehetne mások számára is a tapasztalata. Azt is fontos kiemelni, hogy a dolgozók tarthatnak attól, hogy negatív következményekkel járhat, ha kiderül például egy eltérő munkamódszerük, vagy egyszerűen nem tudják, hol oszthatják meg hasznos tudásukat.
A mérleg másik serpenyőjében az a kérdés áll, hogy egyáltalán honnan tudható, hogy milyen tudás, munkamódszer, ötlet érdemes arra, hogy megosszák, illetve hogyan dokumentáljuk azt a szervezet számára. A gyakran felmerülő hibák és kérdések, vagy a betanulást lassító, nehezítő folyamatok azonosítása kapcsán szinte minden szervezetben nagy szükség lehet az első kézből jövő, gyakorlati tapasztalatokra. Ahogy az is tipikus, ha mindig ugyanazt az egy-két embert kell hívni egy adott hiba megjelenésekor.
A munkáltatónak tehát egyfelől fontos ösztönöznie a kollégákat, hogy osszák meg tapasztalataikat, ugyanakkor egyértelmű kereteket kell szabni hozzá, hogy a munkavállalók pontosan értsék, milyen jellegű tudásukat érdemes megosztaniuk, hogyan, és milyen célt segítenek ezzel. A cég feladata, hogy meggyőződjön arról, hogy ezek közül melyek általánosítható és biztonságos módszerek.
A tudásmegosztást tehát motiválni kell, és fontos, hogy a kollégák ne egy újabb adminisztrációs feladatnak érezzék azt. Ennek ma már a mobilbarát platformok a leghatékonyabb eszközei. Heti egy kérdés, egy rövid kérdőív vagy szavazás is elég ahhoz, hogy ezeket a személyes tapasztalatokat összeszedhessük a dolgozóktól. Mi a legfontosabb dolog, amit már az első napon jó, ha tud egy új kolléga? Melyik hiba fordul elő a leggyakrabban? X vagy Y módszer hatékonyabb egy adott folyamatban? stb.
A beküldött egyéni ötletek, tapasztalatok összegyűjtése után mindenképpen szükség van egy előszűrésre és ellenőrzésre, mielőtt bármit a közös tudástárba emelünk. Ehhez természetesen kellenek szakmai felelősök is.
A formátum , amelyben közkinccsé tesszük a kollégák egyedi megoldásait, sokféle lehet: gyakran ismétlődő kérdések, útmutató, mikrotananyag vagy checklist. De a vizuális eszköztárat se felejtsük ki, hiszen van, hogy egy fotó vagy videó egyszerűbben bemutat egy problémakört, mint egy hosszú leírás (pl. kép a helyes és helytelen raktári elrendezésről).
Az önkéntes tudásmegosztás akkor válik szokássá egy szervezetben, ha érzékelhető a hatása. Ha a kollégák látják saját hozzájárulásukat, visszajelzést kapnak ötleteikre (pl. Tőletek tanultuk kiemelések), és a vezetők elismeréssel jutalmazzák megoldásaikat.
A Blue Colibri platformon kérdőívekkel és szavazásokkal gyűjthetők össze a frontvonalban dolgozók tapasztalatai. Mindezt egy közös tudástárban vagy microlearning anyagokban elérhetővé lehet tenni, akár játékos kvízekkel is segíthető a tudásellenőrzés. Az analitika megmutathatja, kikhez jutott el az új tudás, és hol szükséges további támogatás. Az elismerés funkcióval pedig közvetlen visszacsatolást adhatunk az ötletgazdának. Emellett a hírfolyamban, csoportokban és kommentekben időről időre megoszthatók a jó gyakorlatok; és mindezt közvetlenül a mobiljukról elérik a fizikai dolgozók is.
A leghasznosabb gyakorlati tudás a munkavállalók közvetlen tapasztalataiból nő ki. Persze nem az informális munkamódszerek katalogizálására van szükség, hanem a kritikus területek feltérképezésére, valamint a hatékonyság növelésére. Ha eredményesebb, kényelmesebb és gyorsabb az átlós úton haladni, egyúttal teljesen biztonságos is: miért is ne lehetne onnantól az is egy út, amin bárki járhat?
