En
Tulajdonosként vagy vezetőként fontos megértenünk, a belső vállalati rendezvények milyen szerepet játszanak a munkavállalók elkötelezettségének és moráljának támogatásában. Ezek az események a képzésektől és különböző workshopoktól az olyan közösségi tevékenységekig terjedhetnek, mint például a kötetlen, közös főzések vagy a tematikus partik.
Az elmúlt évek változásai után azonban ma már sokkal tudatosabban, kreatívabban és költséghatékonyabban érdemes szervezni belső vállalati rendezvényeket.
– Egy céges rendezvény olyan stratégiai eszköz, amely hozzájárul a munkavállalói lojalitás erősödéséhez, az ügyfélmegtartáshoz, a sikeres toborzáshoz, valamint az employer brandinghez – tisztázza a belső vállalati rendezvények fontosságát a Connect Magazinnak az UNICEO nemzetközi alelnöke, magyarországi elnöke. Mantuano Mónika szerint a COVID és annak utóhatása erősen érződik a vállalati rendezvényszervezői szektorban.
Mint mondja, miközben persze nyilvánvalóan látszódik a tendencia, hogy a munkavállalók már-már alapjoggá szeretnék emelni a rugalmas foglalkoztatást, különösen a home officet, a pandémia utáni időszakban a szakembereknek jelentős energiát kellett fordítaniuk arra, hogy „visszaszoktassák” a munkavállalókat a találkozásokhoz, kapcsolódásokhoz, eképpen a belső vállalati rendezvényekhez.
– Az UNICEO minden évben meghirdeti különböző kategóriákban a „Live Communication Award”-ot, hogy kiemelje a rendezvények stratégiai szerepét, és a legjobbakat díjazza. Idén például azt tapasztaltuk, hogy egészen nagy volumenű, akár ezer fős rendezvényeket is szerveztek a vállalatok, miközben olyan esemény is volt, amikor a teljes projekt 80%-át csak az előkommunikációra fordították, írd és mondd, hogy minél többen elmenjenek az eseményre – részletezi tapasztalatait.
A belső vállalati rendezvények lehetővé teszik a különböző részlegek és csapatok alkalmazottai számára, hogy együtt dolgozzanak egy közös célon vagy tevékenységen. Ez jellemzően közösségi involválódást és csapatmunkát teremt a kollégák között, ami a szervezeten belüli morál, motiváció és elköteleződés növekedését eredményezheti.
Ezenkívül az ilyen típusú események lehetőséget biztosítanak a munkavállalók számára, hogy az irodai környezeten kívül is kapcsolódni tudjanak egymáshoz, ami
elősegíti a pozitív munkakultúra kialakulását, ez pedig – szakértők szerint – jótékonyan hat a hatékonyságra, az eredményes működésre, az elköteleződésre.
A belső vállalati rendezvények tervezésekor érdemes átgondolni, hogy milyen típusú tevékenységek lehetnek a legvonzóbbak a csapat számára. Az olyan társadalmi események, mint a kötetlen, kültéri főzés vagy a csapatépítő tevékenységek nagyszerű lehetőségek, mivel ezek ösztönzik a munkavállalók közötti együttműködést, miközben kellemes légkört biztosítanak az irodai környezeten kívül.
A belső élő oktatások, esetleg online webináriumok vagy akár előadások szintén nagyszerű eszközök lehetnek az új készségek elsajátítására és az iparági trendek naprakész követésére, miközben informatív környezetben hozzák össze a kollégákat.
Végül pedig az olyan társadalmi hasznosságú tevékenységnek, vagy társadalmi felelősségvállalásnak, mint az önkéntes munka vagy az adománygyűjtés, nagyszerű módjai annak, hogy a szervezeten belüli másokkal való kapcsolattartás mellett adakozzanak a munkavállalók.
– Jelentős változásnak tekinthető a szektorban, hogy a pandémia következtében egyre több vállalatnál hívják meg a családtagokat is a különböző rendezvényekre. Szerintem ez fontos és pozitív változás, hiszen látszik, hogy egyrészt a munkáltatók is egyre inkább komplex, családi egységként tekintenek a munkavállalóikra, másrészt a dolgozók is sok esetben szívesebben vesznek részt a családtagjaikkal ezeken az eseményeken – mondja Mantuano Mónika.
Bármilyen típusú rendezvény szervezésekor az egyik legfontosabb tényező, hogy előzetesen világos célokat határozzunk meg, és tudjuk, mit szeretnénk elérni a munkavállalói elköteleződés célkeresztjében. Az esemény minden részletét meg kell terveznünk, mielőtt sor kerülne rá, beleértve a költségvetést is.
– Úgy látom, az elmúlt évek mélyenszántó változásai miatt
mind az eszközöket, mind a helyszíneket az eddigiekhez képest sokkal jobban személyre kell szabni,
a munkavállalói igényeket maximálisan figyelembe véve – hangsúlyozza az UNICEO alelnöke.
Mantuano Mónika szerint bár az online felületek a nehezebb időkben valóban sokat segítettek a vállalati kapcsolattartásban, belső kommunikációban, a munkavállalók döntő része igényli a személyes kapcsolatokat. – Egy rendszeres vezetői, online cafe talk persze tud jól működni, hiszen egyszerre, egy időben képes megszólítani a kollégákat, valamint költséghatékonysága és létjogosultsága is megkérdőjelezhetetlen, ugyanakkor míg az online formában a jó és hatékony tartalom a kiemelt cél, az offline eseményeken a vizualitással és a kreativitással lehet megfelelő figyelmet elérni – teszi hozzá.
Annak biztosítása érdekében, hogy a belső vállalati rendezvények sikeresek legyenek a munkavállalói elköteleződés növelése érdekében, fontos mérni a résztvevők véleményét, visszajelzését.
Ezért javasolt az egyes rendezvények után felmérések vagy interjúk segítségével kutatást végezni, hogy mennyire sikerült elérni a kitűzött célokat, úgy, mint
a részvétel aránya, vagy a különböző tevékenységek, programok népszerűsége.
Végül természetesen nyitott kérdésekkel azt is érdemes vizsgálnunk, hogy szükség van-e változtatásokra a hasonló jövőbeni belső vállalati rendezvényeken.
– Hogy minél több munkavállaló jöjjön az el az eseményekre, fontos már előzetesen is megkérdezni őket, hiszen hiába találunk ki szerintünk valami nagyon ütőset és kreatívat, ha az nem találkozik a kollégák igényével – magyarázza Mantuano Mónika, aki szerint most egy olyan időszak jön, amikor kicsit „vissza kell szoktatni” a munkavállalókat a személyes találkozásokhoz, a vállalati rendezvényekhez.
Vállalati rendezvényszervezők szakmai közössége
Az UNICEO (United Networks of International Corporate Events Organizers) az egyetlen nemzetközi, non-profit szövetség, amely globális szinten hozza össze a piacvezető vállalatok rendezvényeinek tervezéséért és szervezéséért felelős legfőbb döntéshozóit.
A szövetség egy globális hálózat, amely lehetővé teszi tagjai számára, hogy a kollektív tudásból profitáljanak, és könnyebben alkalmazkodjanak a folyamatosan változó üzleti környezethez.
Nemkülönben pedig egy platform, ahol a tagok visszajelzéseket kapnak a szakmájukkal kapcsolatos gyakorlati és fejlődéssel kapcsolatos tapasztalatokról, valamint a jelenlegi és jövőbeli kihívásokról.
A szervezet magyarországi elnöke úgy látja, a pandémia eredményeképpen „megtépázott” vállalati rendezvényszervezői szektor csak lassan éri el a 2020 előtti időszakot. Ráadásul az infláció radikális költségnövekedést okozott a területnek. – Ma már sokkal tudatosabban, kreatívabban és költséghatékonyabban kell szervezni belső vállalati eseményeket, érdemes keresni a szinergiahatásokat, akár összefogva más cégekkel, szakmai partnerekkel – mondja Mantuano Mónika.
