.png)
Bár az első nap egy új munkahelyen nagyon meghatározó, a valódi benyomás a cégről mégsem ekkor kezd kialakulni egy munkavállalóban. Jóval korábban.
Miután a jelölt elfogadta az ajánlatot, jellemzően eltelik még pár hét az első munkanapig. Ha ez az időszak kapcsolatfelvétel nélkül vagy kizárólag adminisztrációs előkészítésekkel telik el, az új kolléga is könnyebben elbizonytalanodik.
Azok a cégek, amelyek már ebben a korai szakaszban jól megtervezett kommunikációval fogadják új belépőiket, sokat tesznek megtartásukért, elkötelezettségük erősítéséért. A preboarding, vagyis a munkába állás előtti kapcsolatfelvétel célja nemcsak az, hogy az új kollégák információhoz jussanak: a vállalat segítheti és előkészítheti beilleszkedésüket is a közösségbe.
Természetes, hogy egy új belépő tele van kérdésekkel. Mire számítson az első napon? Hová menjen? Kit keressen? Milyen a csapat? Jó döntést hozott, amikor ezt a céget választotta? Ha a munkába állás előtti hetek passzív várakozással és „csenddel” telnek, sokan elbizonytalanodnak.
Amíg nem alakul ki valódi kötődés a szervezethez, a munkavállaló könnyebben meggondolhatja magát. Beérkezhet egy konkurens ajánlat, de felmerülhetnek olyan kétségek is, amiket a vállalatnak alkalma sincs eloszlatni, ha nem kommunikál az új belépővel ebben az átmeneti szakaszban.
Minden adminisztrációs előkészítésnél jobban hathat az elköteleződésre, ha a munkavállaló érzi, hogy az új munkahelyen már várják őt. A rendszeres kommunikációval az új kollégát megerősíthetjük döntésében, miközben informáljuk, bevezetjük a közösségbe, és élményszerűvé tehetjük számára a várakozás időszakát is.
Mivel az első vállalati élmény nem az első munkanappal kezdődik, a preboarding sem merülhet ki abban, hogy a belépési folyamat kap egy nulladik napot. Érdemes megnézni, hány hét van hátra a megegyezéstől a munkába állásig, és arra az időszakra arányosan elosztani és időzíteni a preboarding kommunikációt.
A szerződés- és dokumentum-előkészítések fontosak, de nem az a céljuk, hogy a kapcsolatteremtést segítsék. Ugyanakkor a preboarding szakaszban minden olyan – száraznak és egyszerűnek tűnő – információ felértékelődhet, amelytől a munkavállaló magabiztosabban lép majd be első napján új munkahelyére. Ha tudja, hogy hányra kell érkeznie és hová, kivel kell felvennie a kapcsolatot, vagy mi lesz a menetrend az első napokban. Ez biztonságérzetet ad számára, csökkenti a stresszt, és stabil alap az induláshoz.
Jól működhet egy kis virtuális körbevezetés az épületben, egy térképes nézet az irodák elrendezéséről, vagy akár egy gyakori kérdések gyűjtemény is.
A tények és előzetes tudnivalók mellett a preboarding kommunikáció másik fókusza az élményen van. Sőt, az employee experience, vagyis a munkavállalói élmény szempontjából ez már egy meghatározó szakasz. Hogyan tud a munkavállaló minél előbb kapcsolódni a szervezethez, és megismerni annak értékeit? Milyennek tudja elképzelni a hangulatot ezen a munkahelyen? Bepillanthat-e a színfalak mögé még az első munkanapja előtt?
Egy bemutatkozó videó a csapattól vagy a vezetőtől, egy következő közös program ismertetése, de akár egy milyen hobbicsoportokba léphetsz be típusú informálisabb tartalom is belefér a preboarding alatt.
A preboarding csak akkor működik jól, ha minden munkavállalót elér, függetlenül attól, milyen munkakörbe érkezik az illető. A fizikai dolgozók gyakran a legjobb szándék mellett is kimaradhatnak, hiszen az ő elérésük hagyományosan a legnehezebb. Laptopja, céges e-mailje nincs az összes kollégának (és nem is kell minden pozícióhoz), de mobilja mindenkinek van.
A kezdetektől olyan platformon kommunikáljunk a munkavállalókkal, amit mindenki könnyen elér a saját telefonjáról.
A megtartást és az elköteleződést már azzal elősegítheti egy cég, hogy új belépőinek az első pillanattól hozzáférést ad belső kommunikációs digitális platformjához. „Ez a mi vállalati kommunikációs csatornánk, ahol az összes szükséges dokumentumot megtalálod. Minden információt itt küldünk el neked, és ha kérdésed van, ezen keresztül te is üzenhetsz nekünk.” Az új munkavállaló csak letölti a Blue Colibri Appot a mobiljára, és máris bent találja magát a cég vérkeringésében, belső kommunikációjában.
• Welcome üzenetek az új kollégáknak
• Tudnivalók az első napodról tájékoztató
• Mit hozz magaddal az első napodra checklist
• Itt éred el a szükséges dokumentumokat/szabályzatokat link
• Vezetői üzenetek, csapatbemutató rövid videók
• Gyakori kérdések, fun factek belépés előtt
• Kérdezz bátran! Hamarosan válaszolunk
A Blue Colibri App amellett, hogy segíti a kényelmes és gyors tájékoztatást a preboarding alatt, már ebben a korai időszakban megkönnyíti a közvetlen kapcsolódást is. A kétirányú kommunikáció a munkavállalónak stresszmentesebb készülődést és egy átlátható, kölcsönösségre fókuszáló vállalati kultúrát mutat meg, miközben a HR is pontosabb képet kaphat arról, mire van a leginkább szüksége az új belépőknek.
A preboarding nem extra HR-lépés, hanem az onboarding természetes előszobája. Erősíti a bizalmat, az új belépő már a kezdetektől pozitív képet kaphat a vállalati kommunikációról, és kényelmesen, a saját tempójában ismerkedhet a szervezettel.
