.png)
Ezek külön-külön apró bosszúságnak tűnhetnek. Több telephely, műszakos működés, nagyobb létszám és sok párhuzamos HR-folyamat mellett viszont gyorsan időrabló, nehezen követhető működéssé állnak össze.
Összegyűjtöttünk 4 tipikus HR-horrort, és azt is, mitől lesznek kevésbé ijesztőek.
Fontos információk, szabályzatok, emlékeztetők, csatolmányok és kérdések egyetlen végtelen e-mailfolyamban. Aztán jönnek a klasszikus mondatok: „Nem láttam.” „Átküldöd még egyszer?” „Melyik csatolmány a legfrissebb?”
És vannak azok a kollégák, akikhez az üzenetek eleve el sem jutnak. Nem ülnek egész nap számítógép előtt, nincs céges e-mailjük, más műszakban dolgoznak, vagy egyszerűen olyan csatornán próbáljuk elérni őket, amely nem része a napi rutinjuknak.
Ilyenkor a HR vezetőkön, nyomtatott tájékoztatókon, chatcsoportokon vagy továbbküldött üzeneteken keresztül próbálja eljuttatni ugyanazt az információt. Minél több belső kommunikációt próbálunk e-mailben vagy különálló csatornákon megoldani, annál nehezebb biztosítani, hogy a valóban fontos üzenetek a megfelelő emberhez, a megfelelő időben jussanak el. A HR pedig egyre több időt tölt újraküldéssel, kereséssel és utánkövetéssel.
Mitől lesz kevésbé ijesztő? Egy olyan központi, mobilról is elérhető, célzott kommunikációs felülettől, ahol a munkatársak csak a számukra releváns információkat kapják meg, a vállalati információ nem versenyez a napi levelezéssel, és később is könnyen visszakereshető.
Megérkezik az új kolléga, de nem egyértelmű, mi történik az első nap előtt, az első héten vagy a próbaidő alatt. A HR elküldi az információkat, a vezető átad néhány feladatot, az IT intézi a hozzáféréseket - de nincs egy helyen látható, hogy ki mit csinált meg és mi van még hátra.
Az onboarding ilyenkor könnyen emberfüggővé válik. Ugyanazokat az információkat újra el kell küldeni, a feladatokat külön kell követni, az új belépő pedig gyakran kérdez, mert nem tudja, mi a következő lépés.
Mitől lesz kevésbé ijesztő? Egy strukturált onboarding folyamattól, amelyben a szükséges információk, feladatok és következő lépések előre felépíthetők, és minden érintett látja, hol tart a belépés.
Kötelező oktatás, munkavédelmi anyag, compliance képzés vagy belső tudásanyag. A tartalom elkészült, de utána kezdődik az igazi rémálom: ki kapta meg, ki kezdte el, ki fejezte be, kit kell még emlékeztetni, és mit mutatunk, ha később bizonyítani kell a teljesítést?
Ha a képzések nyilvántartása táblázatokban, e-mailekben vagy különálló rendszerekben történik, a HR és az L&D sok időt tölt manuális utánkövetéssel.
Mitől lesz kevésbé ijesztő? Digitális tanulási folyamattól, automatikus emlékeztetőktől és átlátható teljesítési adatoktól, amelyekből egyértelműen látszik, ki hol tart.
Szabadságkérés, dokumentumigény, adatváltozás, igazolás, HR-kérdés vagy jóváhagyás. Önmagában egyik sem bonyolult - a probléma akkor kezdődik, amikor minden kérés más csatornán érkezik, státuszt külön kell egyeztetni, és a HR inboxa lesz a folyamatkezelő rendszer.
Ráadásul a szükséges információk sem mindig találhatók meg egyszerűen. Szabályzat a közös meghajtón. Onboarding anyag egy e-mailben. Oktatási dokumentum egy másik rendszerben. HR-űrlap egy mappában. Telephelyi információ egy chatcsoportban. És valahol biztosan ott van a legfrissebb verzió is.
A munkatárs azt kérdezi, hol tart a kérése. A HR visszakeresi az e-mailt. Valaki még nem hagyta jóvá. Egy dokumentum hiányzik. Közben az információk túl sok helyen élnek egyszerre, ami további keresgéléshez, hibás verziók használatához és ismétlődő kérdésekhez vezet. A feladat apró, de a sok apró adminisztráció összeadódik.
Mitől lesz kevésbé ijesztő? Digitalizált HR-kérésektől, egyértelmű státuszoktól és egy jól strukturált, könnyen kereshető tudástártól, ahol a munkatársak önállóan is megtalálják a szükséges információkat, és nem kell minden lépést manuálisan továbbítani és külön utánkövetni.
Nem az, hogy a HR rosszul működik. Sokkal inkább az, hogy a korábban még kezelhető, manuális megoldások a szervezet növekedésével már nem skálázódnak. Több kolléga, több telephely, több műszak, több belépő, több képzés és több HR-kérés mellett egyre nehezebb e-mailekből, táblázatokból és különálló rendszerekből átlátni a teljes munkavállalói folyamatot.
A jó employee experience nem attól jó, hogy van még egy új platform. Attól jó, hogy a munkatársak könnyen hozzáférnek ahhoz, amire szükségük van, a HR-nek kevesebb dolgot kell manuálisan követnie, és a fontos folyamatok állapota láthatóvá válik.
A Blue Colibri ezért a belső kommunikációt, az onboardingot, a digitális tanulást és a HR-adminisztrációt ugyanannak a munkavállalói élménynek a részeként kezeli.
Töltsd ki az 5 kérdéses Halloweeni Kvízt, és derítsd ki, nálatok melyik probléma jelenik meg a legerősebben: az Email Vampire, az Onboarding Ghost, a Training Witch vagy a Bureaucracy Mummy.
5 kérdés, körülbelül 2 perc.
